Carrières Au Gouvernement

5 éléments clés d'un projet réussi

Les organisations gouvernementales entreprennent des projets lorsque certains aspects de la réalisation du travail des gens doivent changer. Selon le Institut de gestion de projet , un projet est une activité de groupe temporaire destinée à produire un produit, un service ou un résultat unique. Lorsqu'un projet modifie la façon dont une organisation fait des affaires, les produits finaux du projet sont intégrés au travail quotidien et améliorent donc le travail de l'organisation à perpétuité.

Cela peut sembler facile, mais ce n'est pas le cas. Le changement est difficile et les projets peuvent dérailler très facilement. Chaque jour apporte son lot de défis qui menacent l'avancement et le succès éventuel d'un projet. Pour lutter contre ce péril, les projets ont besoin de certains éléments vitaux. Avec les éléments suivants en place, un projet a de grandes chances de succès.

Un parrain de projet engagé

Le parrain du projet est la personne de haut niveau de l'organisation qui est propriétaire du projet. Un parrain de projet engagé s'attend à ce que le projet réussisse et fait tout ce qu'il peut faire pour s'assurer que le succès se concrétise.

Un parrain de projet a quatre responsabilités principales liées au projet. Tout d'abord, le parrain défend le projet. Il ou elle encourage l'équipe du projet en public et en privé. Deuxièmement, le parrain soutient le chef de projet . Lorsqu'un chef de projet a besoin de supprimer des obstacles, il fait appel au parrain pour obtenir de l'aide, car le parrain a le pouvoir organisationnel de faire bouger les choses. Troisièmement, le sponsor aligne les ressources en les fournissant directement ou en travaillant avec d'autres personnes de haut niveau pour obtenir des ressources. Lorsque le parrain est un fervent défenseur d'un projet, ses pairs sont plus susceptibles d'apporter des ressources importantes. Quatrièmement, le parrain facilite la prise de décision. Lorsque l'équipe de projet s'enlise, le sponsor peut négocier la décision ou prendre la décision à fond.

Le sponsor reste informé grâce à une communication constante avec le chef de projet. Les deux travaillent ensemble pour déterminer quand le parrain doit intervenir et exercer avec plus de force les responsabilités du parrain à l'appui du chef de projet. Par exemple, un chef de projet pourrait avoir du mal à obtenir des informations auprès du service financier de l'organisation. Le parrain du projet peut approcher le directeur financier de la situation et demander que la tâche d'obtenir les informations soit prioritaire par rapport aux tâches concurrentes.

Objectifs et portée clairs

Avant que le travail sur un projet ne soit effectué ou même planifié, le parrain du projet doit articuler les objectifs et la portée du projet. Les objectifs sont les grandes choses que le projet est censé accomplir. Prenez un projet d'amélioration de logiciel, par exemple. Un service des ressources humaines utilise un logiciel métier personnalisable bien connu pour gérer la paie. L'organisation souhaite ajouter un module de gestion de l'apprentissage. Les objectifs du projet sont de personnaliser le logiciel de gestion de l'apprentissage en fonction des besoins d'affaires de l'organisation et de l'intégrer au système de paie existant.

Le périmètre définit les paramètres du projet. Poursuivre avec l'exemple de projet logiciel ; la portée de ce projet se limite à la mise en place du système de gestion des apprentissages et à son intégration au système de paie. Souvent, il est utile d'identifier les choses qui sont hors de portée pour comprendre ce qui est dans la portée. Pour ce projet, l'ajout d'autres modules est hors de portée. Le service comptable ne peut pas venir voir le chef de projet et lui demander des modules de facturation, de comptes clients ou de comptes fournisseurs.

Ajouter un module une fois le projet défini permet fluage portée . Les bons sponsors de projet et chefs de projet se prémunissent contre la dérive de la portée et sont très réticents à ajouter de la portée à mi-projet. L'augmentation de la portée d'un projet augmente les besoins du projet en ressources telles que le temps et l'argent. De plus, travailler sur la portée supplémentaire met en danger la qualité des produits de travail.

Un bon chef de projet

Un chef de projet planifie le travail et organise les ressources pour mener à bien un projet. Cette personne est le lien entre le parrain du projet qui définit la vision et l'équipe du projet qui l'accomplit. Au besoin et en temps opportun, le chef de projet apporte parties prenantes pour offrir une contribution.

Les chefs de projet ont généralement les caractéristiques suivantes qui les aident à faire avancer le projet :

  • Les chefs de projet sont des planificateurs. Ils réfléchissent à la séquence de travail et savent ce qui doit se passer une fois que l'équipe a terminé la tâche à accomplir. Ils font de bons plans mais savent aussi quand faire preuve de souplesse et s'écarter d'un plan.
  • Les chefs de projet sont dignes de confiance. Leur succès dépendant du travail des autres, les chefs de projet ont besoin que les gens fassent confiance à leurs bonnes intentions et à leurs compétences. La confiance est particulièrement importante dans la relation entre le chef de projet et le parrain du projet.
  • Les chefs de projet ont tendance à être extraverti parce que la grande majorité de leur travail consiste à communiquer.

Ils tiennent les gens responsables de leurs engagements. Voici un exemple. Le superviseur d'un membre de l'équipe de projet a dit au chef de projet que le membre de l'équipe pouvait consacrer quatre heures par semaine au projet. Ce membre de l'équipe a manqué deux réunions hebdomadaires consécutives et n'a fait aucun progrès sur les tâches qui lui ont été assignées dans la structure de répartition du travail. Après la première réunion manquée, le chef de projet a rencontré le membre de l'équipe pour discuter de l'absence et des délais manqués. Le membre de l'équipe a déclaré qu'il avait des priorités plus urgentes. Le chef de projet soupçonnait que ce n'était pas vrai, donc après la deuxième réunion manquée, le chef de projet a rencontré le superviseur du membre de l'équipe. Le superviseur a dit au chef de projet qu'elle veillerait à ce que le comportement du membre de l'équipe change.

Parties prenantes engagées

Les parties prenantes d'un projet sont des personnes qui ont un intérêt direct dans la réussite du projet mais qui ne sont pas membres de l'équipe du projet. Ils ne pensent pas au projet au quotidien comme le font le chef de projet ou les membres de l'équipe de projet, mais ils veulent être au courant des décisions critiques et de la progression globale vers les objectifs du projet.

Les parties prenantes ont leurs motivations pour se tenir au courant des activités du projet, mais il est de la responsabilité du chef de projet de les intégrer de manière à faire progresser le travail vers les objectifs du projet. Dans de nombreux cas, cela implique un équilibre délicat entre obtenir trop d'informations et obtenir trop peu d'informations. Les parties prenantes ne peuvent pas peser sur chaque décision. Cela enliserait le projet et ferait de chaque décision un combat. À l'inverse, les parties prenantes ne peuvent pas être exclues car un aspect important de presque tous les projets est de satisfaire les parties prenantes.

Membres de l'équipe de projet dédiés

Les membres de l'équipe de projet accomplissent le travail du projet. Souvent, les membres de l'équipe de projet sont affectés à un projet en plus de leurs tâches habituelles, ce qui signifie qu'il n'y a pas de réduction d'autres travaux pour compenser le travail supplémentaire apporté par le projet. Les chefs de projet peuvent aider les membres de l'équipe à négocier avec leurs superviseurs sur cette question, mais le chef de projet n'a aucun contrôle sur les responsabilités des membres de l'équipe de projet en dehors du projet.

Le dévouement des membres de l'équipe au projet est très précieux. Sans dévouement, les délais glissent et les produits du travail ne sont pas de bonne qualité. Les membres de l'équipe dévoués sont motivés pour atteindre les objectifs du projet dans les délais, dans les limites du budget et conformément aux attentes de qualité.