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Gestion de projet de base 101

Chef de projet lors d

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La gestion de projet est l'un des éléments les plus critiques d'une entreprise prospère. Il affecte les revenus et les passifs et, en fin de compte, il interagit avec la satisfaction et la fidélisation des clients ou des clients. Votre entreprise peut n'avoir qu'un seul projet en cours à la fois, tandis que d'autres grandes entreprises et entités peuvent jongler avec plusieurs projets à la fois. De par leur nature même, les projets sont temporaires.

Les projets sont un moyen d'atteindre un objectif, et l'objectif finira par être atteint. Votre entreprise pourrait passer à un autre projet... ou pas. C'était peut-être un objectif ponctuel.

Les projets suscitent un besoin croissant de main-d'œuvre. Le Project Management Institute a estimé qu'au cours de la période 2010-2020, plus de 15 millions de nouveaux postes de gestion de projet seraient ajoutés dans le monde.

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet n'est pas l'ensemble du fonctionnement de votre entreprise. Il ne s'agit que d'un segment, un projet spécifique avec un détail planifier comment vous et votre entreprise allez atteindre cet objectif. C'est un plan détaillé en une série d'étapes, toutes aussi importantes les unes que les autres. Vous devez en atteindre un pour passer correctement au suivant.

Considérez la gestion de projet comme une échelle que vous devez gravir. Vous ne pouvez pas sauter au sommet. Vous devez le prendre échelon par échelon pour une efficacité maximale. Votre équipe doit appliquer les outils mis à sa disposition ainsi que son expertise et ses connaissances pour exécuter chaque étape et passer à la suivante.

Il est assez facile de dire que vous voulez vous rendre à la case A, vous allez donc faire 25 pas dans cette direction. Mais vous devez également tenir compte des considérations de temps dans votre plan de projet, et vous devrez très probablement respecter un budget. Vous pouvez ramper ces 25 marches ou faire du jogging. Cela dépend de la rapidité avec laquelle vous devez vous y rendre pour mener à bien le projet. Vous pouvez économiser de l'argent en voyageant à pied, ou vous pouvez louer un chauffeur. Cela dépend du budget que vous avez consacré au projet.

Il n'y a pas d'approche, de système ou de plan unique. Chaque projet que vous et votre entreprise entreprenez aura très probablement son calendrier, son objectif et son budget. C'est pourquoi il est si essentiel d'avoir un chef de projet avisé et talentueux pour diriger le spectacle.

Les éléments d'un projet

Un chef de projet qui réussit doit gérer simultanément quatre éléments de base d'un projet. Ces éléments sont interdépendants.

  • Portée: Cela implique la taille, les objectifs et les exigences du projet.
  • Ressources: Vous aurez besoin de personnes, d'équipements et de matériaux en place.
  • Temps: Cela ne concerne pas seulement le temps que le projet prendra dans l'ensemble. Il doit être décomposé en durées de tâches, dépendances et chemin critique.
  • De l'argent: Ayez une bonne compréhension des coûts, des imprévus et des bénéfices.

L'élément le plus important : la portée

La portée du projet est la définition de ce que le projet est censé accomplir et les budgets de temps et d'argent qui ont été créés pour atteindre ces objectifs. Toute modification de la portée du projet doit s'accompagner d'une modification correspondante du budget, du temps, des ressources ou des trois.

Si la portée du projet est de construire un bâtiment pour abriter trois widgets sur un budget de 100 000 $, le chef de projet doit le faire. Si la portée est modifiée pour un bâtiment pour quatre widgets, le chef de projet doit obtenir un changement approprié en temps, en argent et en ressources.

Ressources

La compréhension et la gestion des ressources comportent trois aspects : les personnes, l'équipement et le matériel.

Un chef de projet performant doit gérer efficacement les ressources affectées au projet, y compris membres de l'équipe projet , le personnel du fournisseur et sous-traitants . Il doit s'assurer que son des employés ont les compétences et les outils dont ils ont besoin pour terminer le travail, et il doit continuellement vérifier s'il a suffisamment de personnes en place pour terminer le projet dans les délais. Son travail consiste à s'assurer que chaque personne comprend les délais de la tâche et du projet.

Le membre senior de chaque groupe d'employés relève du chef de projet lorsqu'il gère des employés directs, mais les employés peuvent également avoir un supérieur hiérarchique qui assure la direction technique. Dans une situation de gestion matricielle telle qu'une équipe de projet, le travail du chef de projet consiste à fournir une direction de projet aux responsables hiérarchiques. La gestion des sous-contrats de main-d'œuvre signifie généralement la gestion du chef d'équipe pour les travailleurs sous-traitants, qui à leur tour gèrent ces travailleurs.

Un chef de projet doit souvent se procurer des équipements et des matériaux et gérer leur utilisation afin que l'équipe puisse fonctionner efficacement. Il est responsable d'avoir l'équipement et les matériaux appropriés au bon endroit au bon moment.

Temps

Les trois éléments d'une gestion du temps réussie sont les tâches, le calendrier et le chemin critique.

Construisez le planning du projet en listant, dans l'ordre, toutes les tâches qui doivent être réalisées. Certaines doivent être effectuées de manière séquentielle tandis que d'autres peuvent se chevaucher ou être effectuées en tandem. Attribuez une durée à chaque tâche. Allouer les ressources nécessaires. Déterminez les prédécesseurs, c'est-à-dire les tâches qui doivent être terminées avant les autres, et les successeurs, les tâches qui ne peuvent démarrer qu'une fois les autres tâches terminées. Cet aspect de la gestion de projet est parfois appelé gestion des cascades parce qu'une tâche en suit une autre dans un ordre plus ou moins séquentiel.

Un logiciel de gestion de projet peut simplifier la tâche de création et de gestion du calendrier du projet.

Certaines tâches ont un peu de flexibilité dans leurs dates de début et de fin requises. C'est ce qu'on appelle « flotter ». D'autres tâches n'ont aucune flexibilité. Ils ont zéro flotteur. Une ligne à travers toutes les tâches avec zéro flotteur est appelée le chemin critique . Toutes les tâches de ce chemin - et il peut y avoir plusieurs chemins parallèles - doivent être terminées à temps si le projet doit arriver avant sa date limite. La principale tâche de gestion du temps du chef de projet consiste à surveiller le chemin critique.

De l'argent

Les trois considérations dans la gestion de l'argent sont les coûts, les éventualités et le profit.

Chaque tâche a un coût, qu'il s'agisse des heures de travail d'un programmeur informatique ou du prix d'achat d'un mètre cube de béton. Chacun de ces coûts est estimé et totalisé lors de la préparation du budget du projet .

Certaines estimations seront plus précises que d'autres. Le budget du projet doit donc inclure une provision pour imprévus, c'est-à-dire l'argent mis de côté dans le budget « au cas où » le coût réel d'un article serait très différent de l'estimation.

Le profit est l'argent que l'entreprise veut tirer de la tâche. C'est mis en plus du coût.

Ainsi, un budget de projet est composé du coût estimé, plus la contingence, plus tout profit. Le travail du chef de projet consiste à maintenir le coût réel au niveau ou au-dessous du coût estimé et à maximiser les bénéfices que l'entreprise réalise sur le projet.

La gestion de projet est un art et une science

Une gestion de projet réussie demande de la pratique. Ces idées peuvent vous donner une compréhension de base de la gestion de projet, mais considérez cela comme un début. Si votre travail ou votre cheminement de carrière comprend la gestion de projet et si vous souhaitez améliorer vos compétences, parlez à des chefs de projet performants, lisez et pratiquez. La gestion de projet peut être une carrière très enrichissante.