Conseils de gestion budgétaire pour les nouveaux gestionnaires

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Lorsqu'un employé est promu à son premier poste de direction , il est probable que ce soit la première fois qu'il gère le budget d'un service.

Plus nouveaux gérants reçoivent peu ou pas de formation formelle sur la façon d'élaborer un budget prévisionnel, de suivre leurs dépenses ou de faire des ajustements en milieu d'année. On leur remet souvent une feuille de calcul ou un rapport de leur responsable ou du service financier, et on s'attend à ce qu'ils sachent comment le faire ou qu'ils apprennent par essais et erreurs.

Bien que les essais et les erreurs puissent être un moyen efficace d'acquérir une nouvelle compétence, il serait préférable qu'un nouveau manager n'ait pas à faire trop d'erreurs douloureuses. Voici quelques conseils si vous venez d'être promu en tant que gestionnaire avec une responsabilité budgétaire.

Investissez le temps d'apprendre dès le début

Il n'y a pas de meilleur moment pour poser des questions stupides que lorsque vous êtes nouveau dans quelque chose et que vous ne l'avez jamais fait. Mieux vaut demander et passer du temps à apprendre, plutôt que d'attendre que quelqu'un doive le signaler tes erreurs . Demandez du temps à votre responsable (ou à votre prédécesseur si vous le pouvez) pour revoir la philosophie sous-jacente, les objectifs généraux, le format et chaque élément de campagne. Si votre organisation a un responsable des finances, demandez à cette personne de passer également du temps avec vous. La plupart seront flattés et prêts à partager leur expertise.Après tout, s'ils peuvent vous apprendre à faire les choses selon leurs spécifications dès le départ, vous leur poserez moins de problèmes plus tard.

Suivez un cours sur les finances et la budgétisation pour les gestionnaires non financiers

Renseignez-vous auprès de vos écoles de commerce universitaires locales, sous Executive Education. La plupart des écoles de commerce offrent des cours d'un à trois jours sans crédit. Pendant ou après le cours, prenez le temps d'examiner le rapport annuel de votre entreprise et de comprendre les différents ratios et rapports financiers.

Gérez le budget de votre service comme si c'était votre propre entreprise

Lorsque nous travaillons pour de grandes organisations, nous avons tendance à traiter l'argent de l'entreprise comme s'il poussait sur les arbres. Ce n'est pas le cas, et c'est maintenant votre travail en tant que gestionnaire de vous approprier personnellement les ressources de votre service.

Soyez un joueur d'équipe

Si possible, examinez le budget de votre gestionnaire. Bien qu'il soit important de s'approprier votre budget, votre unité fait partie d'une entité plus grande. Demandez à votre responsable de vous montrer où votre budget s'intègre et soutient la vue d'ensemble ainsi que les interdépendances avec vos pairs. Il peut arriver qu'un autre service ait besoin d'argent pour des objectifs plus prioritaires que les vôtres. N'attendez pas qu'on vous le demande ou qu'on vous le retire – soyez proactif et proposez d'aider votre pair gestionnaire. Vous serez considéré comme stratégique et collaboratif .

Ne jouez pas à des jeux stupides

Ce n'est pas parce que tout le monde le fait que ce n'est pas stupide et mauvais pour l'entreprise. Un exemple d'un jeu de budgétisation stupide typique auquel jouent les gestionnaires est de dépenser ou de perdre. C'est lorsque vous approchez de la fin de l'année et que votre budget est inférieur à vos prévisions. Au cours des années précédentes, lorsque vous n'aviez pas dépensé suffisamment, le budget de l'année suivante était établi en fonction du montant réel de cette année-là. Donc, pour ne pas avoir à nouveau une réduction de budget, vous faites une virée shopping - achetez des choses dont vous n'avez pas besoin ou faites des réserves au cas où vous en auriez besoin.

Suivez vos dépenses mensuellement et apportez des corrections proactives

Ne présumez pas que quelqu'un vous dira quand vous dépassez votre budget. En fait, vous devrez peut-être même demander des rapports mensuels ou suivre vous-même. N'attendez pas la fin de l'année, quand cela deviendra une surprise pour vous et votre patron. À ce moment-là, il est trop tard pour enquêter et apporter des corrections. Soyez responsable, mesurez-vous et faites un rapport proactif à votre responsable.

Soyez transparent et impliquez votre équipe

Partagez votre budget avec votre équipe, peut-être même en les impliquant dans l'établissement des prévisions. Impliquer votre équipe et l'aider à comprendre le processus de budgétisation crée un sentiment de propriété partagée et encourage vos employés à trouver des moyens créatifs de gérer les dépenses.

Soyez stratégique

Ne vous contentez pas de prendre les chiffres réels de l'année dernière et d'ajouter 10 % aux prévisions de l'année prochaine. Commencez par développer une stratégie et des objectifs, puis déterminez les ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs. Si vous avez besoin de plus que l'année dernière, préparez une analyse de rentabilisation pour justifier votre demande de financement supplémentaire.

N'en faites pas trop

Bien que la gestion du budget soit un rôle important pour un gestionnaire, ne perdez jamais de vue l'atout le plus précieux : vos employés ! Assurez-vous de passer au moins cinq fois plus de temps développer votre équipe que de faire des calculs.