Ressources Humaines

Orientation des employés : garder les nouveaux employés à bord

Pourquoi l'orientation est essentielle pour retenir les nouveaux employés

Les recruteurs RH noirs et blancs accueillent une nouvelle employée dans son nouveau poste.

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L'orientation des employés vers leur lieu de travail et leur emploi est l'une des fonctions les plus négligées dans de nombreuses organisations. Une Manuel des employés et les piles de paperasse ne suffisent plus lorsqu'il s'agit de accueillir un nouvel employé dans votre organisation .

Les plaintes les plus fréquentes concernant un nouvel employé orientation sont que c'est écrasant, ennuyeux ou que le nouvel employé doit couler ou nager. Les employés ont l'impression que l'organisation leur a fourni trop d'informations qu'ils étaient censés comprendre et mettre en œuvre dans un laps de temps beaucoup trop court.

Le résultat est souvent un nouvel employé confus qui n'est pas aussi productif qu'il pourrait l'être. Il est également plus susceptible de quitter l'organisation dans l'année. Cela coûte cher à la fois à l'employeur et à l'employé. Multipliez cela par le nombre d'employés que vous embauchez chaque année, et le coût du chiffre d'affaires devient important .

Avec une pénurie de main-d'œuvre continue, le développement d'une expérience d'orientation efficace pour les employés continue d'être crucial. Il est essentiel que les nouveaux programmes d'embauche soient soigneusement planifiés pour éduquer l'employé sur les valeurs et l'histoire et sur qui est qui dans l'organisation.

Un programme d'orientation bien pensé, qu'il dure une journée ou six mois, contribuera non seulement à la rétention des employés, mais aussi à l'augmentation de la productivité des employés. Les organisations qui ont de bons programmes d'orientation permettent aux nouvelles personnes de se familiariser plus rapidement, ont un meilleur alignement entre ce que les employés font et ce que l'organisation attend d'eux, et ont des taux de rotation inférieurs .

Objectifs de l'orientation

Les employeurs doivent réaliser que l'orientation n'est pas seulement un beau geste de l'organisation. Il constitue un élément important de l'accueil des nouveaux employés et de l'intégration de l'organisation.

Pour réduire les coûts de démarrage
Une bonne orientation peut aider l'employé à se mettre à niveau beaucoup plus rapidement, réduisant ainsi les coûts associés à l'apprentissage du travail.

Pour réduire l'anxiété
Tout employé, lorsqu'il est placé dans une situation nouvelle et étrange, éprouve de l'anxiété qui peut entraver sa capacité à apprendre à faire le travail. Une bonne orientation aide à réduire l'anxiété qui résulte de l'entrée dans une situation inconnue et aide à fournir des lignes directrices pour le comportement et la conduite, afin que l'employé n'ait pas à subir le stress de deviner.

Pour réduire le roulement du personnel
Rotation des employés
augmente à mesure que les employés sentent qu'ils ne sont pas valorisés ou qu'ils sont placés dans des postes où ils ne peuvent pas faire leur travail. L'orientation montre que l'organisation valorise l'employé et aide à fournir les outils nécessaires pour réussir dans le travail.

Pour faire gagner du temps au superviseur
En termes simples, plus l'orientation initiale est bonne, moins les superviseurs et les collègues auront à passer du temps enseigner à l'employé . Vous pouvez couvrir de manière efficace et efficiente tout ce qui concerne l'entreprise, les départements, les l'environnement de travail et la culture lors de l'orientation. Le manager et ses collaborateurs n'auront alors qu'à renforcer ces notions.

Développer des attentes professionnelles réalistes, des attitudes positives et une satisfaction professionnelle
Il est important que les employés sachent le plus tôt possible ce qu'on attend d'eux et ce qu'il faut attendre des autres, en plus d'apprendre les valeurs et les attitudes de l'organisation.
Bien que les gens puissent apprendre de l'expérience, ils commettent de nombreuses erreurs inutiles et potentiellement dommageables. Les principales raisons pour lesquelles les programmes d'orientation échouent : Le programme n'était pas planifié ; l'employé n'était pas au courant des exigences du poste; l'employé ne se sent pas le bienvenu.

L'orientation des employés est importante - l'orientation offre de nombreux avantages et vous pouvez utiliser les commentaires des employés participants pour améliorer encore vos orientations.

Tous les nouveaux employés doivent suivre un programme d'orientation des nouveaux employés conçu pour les aider à s'adapter à leur emploi et à leur environnement de travail et pour inculquer une attitude de travail positive et une motivation dès le départ.

Un programme d'orientation des nouveaux employés bien pensé peut réduire le roulement du personnel et faire économiser des milliers de dollars à une organisation. L'une des raisons pour lesquelles les gens changent d'emploi est qu'ils ne se sentent jamais les bienvenus ou ne font jamais partie de l'organisation qu'ils rejoignent.

Que devez-vous inclure dans le processus ?

Le principe le plus important à transmettre lors de l'orientation est votre engagement envers l'amélioration continue et l'apprentissage continu. De cette façon, les nouveaux employés se sentent à l'aise de poser des questions pour obtenir les informations dont ils ont besoin pour apprendre, résoudre des problèmes et prendre des décisions .

Un processus d'orientation bien pensé demande de l'énergie, du temps et de l'engagement. Cependant, cela rapporte généralement à l'employé, au service et à l'organisation. Un tel exemple est le succès du comté de Mecklenburg (Caroline du Nord) dans la refonte de son programme d'orientation des employés.

L'employeur voulait être à la hauteur de son credo selon lequel les employés sont la plus grande ressource de l'organisation. En 1996, dans le cadre d'une initiative plus large visant à repenser les services pour répondre aux besoins des clients, le personnel du département des ressources humaines du comté de Mecklenburg a pris une décision intelligente. Ils considéraient les nouveaux employés comme faisant partie de leur clientèle et demandaient à leurs clients ce qu'ils voulaient.

On a demandé aux employés ce qu'ils voulaient et avaient besoin de l'orientation. On leur a également demandé ce qu'ils aimaient et n'aimaient pas dans l'orientation. On a demandé aux nouveaux employés ce qu'ils voulaient savoir sur l'organisation. De plus, les cadres supérieurs de l'organisation ont été interrogés sur ce qu'ils pensaient qu'il était important que les employés apprennent lorsqu'ils rejoignent la masse salariale du comté.

Grâce aux commentaires recueillis auprès des employés, le personnel de formation des RH de Mecklenburg s'est d'abord rendu compte que répondre aux besoins des employés nécessitait plus d'une demi-journée de formation. Faire confiance aux commentaires des employés, les formateurs ont élaboré une orientation d'une journée qui a donné aux employés ce qu'ils disaient vouloir et ce que la haute direction croyait que les employés devaient savoir.

Essentiellement, le mélange d'orientation comprend désormais les sujets les moins passionnants tels que les W-2 et diverses politiques et procédures , mais il comprend également des détails qui permettent à l'employé de savoir quelque chose sur l'organisation.

Vous voulez en savoir plus sur la façon de planifier une orientation des employés qui soit bénéfique et amusante ?

Questions clés de planification

Les professionnels des ressources humaines et les supérieurs hiérarchiques doivent d'abord examiner les principales questions de planification de l'orientation des nouveaux employés avant de mettre en œuvre ou de réorganiser un programme actuel. Telles sont les principales questions à se poser.

  • Quelles choses les nouveaux employés doivent-ils savoir sur cet environnement de travail qui les rendrait plus confortables ?
  • Quelle impression et quel impact souhaitez-vous avoir sur le premier jour d'un nouvel employé ?
  • Quelles politiques et procédures clés les employés doivent-ils connaître le premier jour pour éviter les erreurs le deuxième jour ? Concentrez-vous sur les questions vitales.
  • Quelles choses spéciales (bureau, espace de travail, équipement, instructions spéciales) pouvez-vous fournir pour que les nouveaux employés se sentent à l'aise, bienvenus et en sécurité ?
  • Quelle expérience positive pouvez-vous offrir à la nouvelle employée dont elle pourrait discuter avec sa famille à la fin de la première journée de travail ? L'expérience doit être quelque chose pour que le nouvel employé se sente valorisé par l'organisation.
  • Comment pouvez-vous aider le superviseur du nouvel employé à être disponible pour le nouvel employé dès le premier jour afin de fournir une attention personnelle et de transmettre un message clair que le nouvel employé est un ajout important à l'équipe de travail ?

Comment mettre votre meilleur pied en avant pour un nouvel employé

Puisque les premières impressions sont cruciales, voici quelques conseils pour vous mettre en valeur. S'amuser un peu. Concentrez-vous uniquement sur les sujets très importants du manuel. Jouez à des jeux, cela peut aider les gens à apprendre. Les jeux incluent :

Photo Match : après la visite. Chaque employé reçoit des photos d'autres employés et une liste de noms. Le but est de faire correspondre le nom avec le visage.

Chasse aux signatures : Pendant que les employés visitent l'établissement, fournissez-leur une feuille de papier avec les noms de plusieurs associés qu'ils rencontreront. On leur demande ensuite d'obtenir les signatures des personnes qu'ils rencontrent. L'employé qui obtient le plus de signatures d'une variété de nouveaux collègues reçoit un prix.

D'autres jeux qui se rapportent à ce que l'employé a appris pendant l'orientation sont également des assurances efficaces que l'orientation est réussie.

Étapes pour accueillir la nouvelle recrue

  • Commencez le processus avant que la nouvelle personne ne commence à travailler. Envoyez un ordre du jour au nouvel associé avec la lettre d'offre afin que l'employé sache à quoi s'attendre. Restez en contact après qu'il ou elle a accepté le poste pour répondre aux questions. Assurez-vous que la zone de travail de la nouvelle personne est prête pour le premier jour de travail.
  • Assurez-vous que les collègues clés savoir que l'employé commence et encouragez-les à venir dire « bonjour » avant le début de l'orientation. Une nouvelle lettre de bienvenue avec un agenda permet aux collègues de rester en contact avec la nouvelle employée et son emploi du temps.
  • Attribuer un mentor ou un copain , pour faire visiter la nouvelle personne, faire les présentations et commencer la formation. Prévenez le mentor suffisamment à l'avance pour qu'il puisse se préparer. le la relation de mentorat devrait se poursuivre pendant 90 jours et peut continuer beaucoup plus longtemps si la paire établit une bonne connexion. De nombreuses relations durent des années et peuvent même se transformer en parrainage.
  • Commencez par les bases. Les gens deviennent productifs plus tôt s'ils sont solidement ancrés dans les connaissances de base dont ils ont besoin pour comprendre leur travail. Concentrez-vous sur le pourquoi, le quand, le où et le comment du poste avant de vous attendre à ce qu'ils s'occupent de missions ou de grands projets. Ne les submergez pas avec trop d'informations.
  • Fournissez des exemples sur la façon de remplir les formulaires et la description de poste de la personne avec le dossier d'orientation.
  • S'amuser un peu. Concentrez-vous uniquement sur les sujets très importants du manuel. Jouez à des jeux, cela peut aider les gens à apprendre.
  • Fournissez une liste de FAQ avec une personne de contact et un numéro de téléphone ou une extension.
  • Prévoyez d'amener le nouvel employé à déjeuner ou demandez à d'autres de se joindre au nouvel employé dans la salle à manger ou dans une salle de conférence avec d'autres membres du service. Le premier jour de travail n'est pas le jour où il faut laisser le nouvel employé seul pendant le déjeuner.
  • C'est un bon moment pour le superviseur d'inviter l'employé à déjeuner, d'inclure d'autres collègues et de s'assurer que l'employé est à l'aise. C'est aussi un excellent environnement dans lequel les employés peuvent apprendre à se connaître et à connaître le nouveau collègue.
  • Gardez à l'esprit la famille de la nouvelle personne. Un nouvel emploi signifie un ajustement pour toute la famille, surtout s'ils ont déménagé. Faites ce que vous pouvez pour faciliter la transition et les aider à se sentir à l'aise dans la communauté.
  • Demandez des commentaires. Renseignez-vous auprès des anciennes nouvelles recrues sur leur perception du processus d'orientation et n'ayez pas peur d'apporter des changements en fonction de ces recommandations. Vous pouvez envoyer une évaluation deux à quatre semaines après que l'employé a commencé et demander : Maintenant que vous êtes dans l'entreprise depuis un certain temps, l'orientation des nouveaux employés a-t-elle répondu à vos besoins ?
    Une fois que l'employé a travaillé pour vous pendant un certain temps et qu'il découvre ce qu'il aurait dû apprendre mais qu'il n'a pas fait lors de l'orientation. Dans le comté de Mecklenburg, après leur processus de refonte, l'un des formateurs, Allyson Birbiglia, a déclaré : « Nous reconnaissons que nous devons continuellement améliorer l'orientation pour répondre aux besoins changeants de nos clients. Ce qui fonctionne maintenant peut ne pas bien servir nos employés le mois prochain ou l'année prochaine.

Un programme d'orientation efficace - ou son absence - fera une différence significative dans la rapidité avec laquelle un nouvel employé devient productif et aura d'autres impacts à long terme sur votre organisation. La fin du premier jour, la fin de la première semaine, la fin de chaque journée de travail est tout aussi importante que le début.

Aidez vos employés à sentir que vous voulez qu'ils reviennent le lendemain, et le lendemain, et le lendemain.

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Le Dr Judith Brown est gestionnaire de programme pour la gestion des politiques et des performances chez Naval Intelligence.