Conciliation Travail-Famille

Comment créer un message d'absence du bureau pour congé de maternité

Ne laissez pas votre message d'absence du bureau entre les mains de quelqu'un d'autre

illustration sur la façon de créer un message d

Image de Danie Drankwalter. Le bilan 2019



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Il est important de créer la bonne réponse d'absence du bureau, surtout en cas de congé de maternité. Le message crée une limite personnelle qui avertit l'expéditeur que vous ne serez pas disponible pendant votre congé et l'informe de la personne à contacter pendant votre absence. Configurer cela tôt peut vous permettre de rédiger une note utile. De cette façon, vous vous sentirez confiant dans votre message et vos collègues et clients se sentiront pris en charge.

Voici une explication pour vous aider à comprendre l'importance de votre message et pourquoi vous devriez prévoir du temps pour y travailler.

Il définit des attentes pour tout le monde

Le congé de maternité que vous prenez après la naissance de votre bébé est privé et très spécial. Les moments avec votre nouveau-né ne peuvent jamais être retrouvés. Il est donc important de protéger cette période de votre vie.

Tu sais ce que ça fait d'avoir un email de travail pendant vacances , à droite? Vous vous sentez obligé d'envoyer une réponse rapide. Mais pendant les congés, vous n'avez pas vraiment le temps pour cela. En outre, la réponse rapide peut se transformer en un problème plus important à résoudre.

Vous accueillez un nouveau membre dans votre famille. Cette période de liaison sera remplie de nuits blanches, d'un horaire imprévisible, de récupération, de rendez-vous chez le médecin, de visiteurs et bien plus encore. De plus, il y aura une bonne quantité de changements que vous voudrez gérer. Écrire des e-mails dans ces conditions ne produira pas votre meilleur travail.

Votre message « absent du bureau » vous protégera des interruptions de travail ainsi que des e-mails mal pensés.

Fixer des limites est important pendant cette période. Pour vous aider à suspendre votre vie professionnelle, établissez que votre nouveau-né et tout ce qui l'accompagne sont la priorité absolue. Lorsque vous créez le bon message d'absence du bureau, les gens comprendront quelle est votre priorité actuelle et respecteront les limites qu'elle fixe.

Alors, comment créez-vous un message génial pour aider à protéger un moment aussi spécial ?

Réfléchissez à votre message d'absence du bureau

Lorsque vous êtes enceinte d'environ 26 semaines, commencez à travailler sur le message d'absence du bureau. Si vous avez la possibilité d'enregistrer un titre pour cela, intitulez-le 'Congé de maternité - Absent du bureau'.

Préparer le message à l'avance vous donne plus de contrôle sur ce que votre message dira.

C'est vous qui savez comment faire votre travail, qui assumera vos responsabilités et quand vous pourrez être de retour au bureau. Décidez si vous souhaitez inclure une date ou une semaine de retour au travail spécifique, ou envisagez de ne pas mentionner de date si vous n'êtes pas sûr. Si vous n'indiquez pas de personne spécifique que l'expéditeur peut contacter, décidez si vous souhaitez fournir l'e-mail et/ou le numéro de téléphone de votre responsable.

La création précoce du message vous fait gagner du temps, ainsi qu'à votre employeur et à vos contacts. Vous devrez peut-être quitter le bureau à l'improviste (pour accoucher); par conséquent, avoir un message préparé donne à votre administrateur informatique ou à votre responsable un message à utiliser. Souhaitez-vous que le service informatique ou votre responsable donne le ton de ce message ? Merde non ! De plus, le message créé par votre employeur peut ne pas refléter le langage ou le message que vous souhaitez transmettre à vos contacts. Cela peut également causer de la confusion ou des malentendus avec les clients, surtout lorsqu'ils sont absents pendant une longue période.

Informez votre responsable lorsque votre message est complet. Ils adoreront savoir que vous êtes prêt pour votre sortie, et il y a une chose de moins qu'ils devront faire pour vous soutenir.

Choses à inclure dans votre message

Vous trouverez ci-dessous un exemple de message d'absence du bureau que vous pouvez utiliser. Une fois que vous avez activé le message dans votre logiciel de messagerie, il répondra automatiquement à tous les e-mails qui vous seront envoyés pendant une période spécifiée.

C'est à vous de décider si vous souhaitez informer les destinataires de l'endroit où vous vous trouvez. Vous pouvez simplement dire que vous n'êtes pas au bureau ou annoncer que vous êtes en congé de maternité . Vous pouvez également utiliser une variante de ce message électronique pour des vacances prolongées ou des voyages d'affaires.

Lorsque vous voyez (parenthèses), insérez les mots ou expressions appropriés à votre situation.

Exemple de message électronique d'absence du bureau pour congé de maternité (version texte)

Merci pour votre email. Je suis absente du bureau en congé de maternité jusqu'au (date à laquelle vous prévoyez de revenir).

Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter (nom du collègue qui vous remplace, avec ses coordonnées, l'e-mail de votre responsable ou un numéro de téléphone).

(Si vous avez certains projets que vous couvrez, indiquez le nom du projet et la personne qui vous couvre).

Si votre problème n'est pas urgent, je répondrai à votre e-mail à mon retour.

Sincères amitiés,

(Votre nom)

Étendre