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Comment diriger des réunions d'équipe efficaces

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Image de Maddy Price The Balance 2019

Les réunions efficaces sont des événements intéressants et énergiques où les membres de l'équipe travaillent ensemble pour prendre des décisions ou résoudre des problèmes. Malheureusement, trop de réunions auxquelles nous assistons semblent être tout le contraire. Les pires réunions amènent le temps à ramper, laissant tout le monde épuisé mentalement et émotionnellement et plus qu'un peu frustré. La différence réside dans la façon dont les réunions sont planifiées et exécutées.

Les meilleurs managers comprennent l'importance de ces événements, et ils comprennent que la production d'une grande réunion nécessite une planification et un effort délibéré. Cet article propose dix conseils pour vous aider à tirer parti de ce précieux temps de collaboration avec votre équipe. Voici quelques conseils pour renforcer vos réunions d'équipe.

Avoir une attitude positive à l'égard des réunions

C'est la chose la plus importante qu'un manager puisse faire en tant que leader pour améliorer les réunions d'équipe. Il est surprenant de voir combien de managers sont fiers de proclamer leur aversion pour les réunions, mais pour obtenir des résultats significatifs, résoudre des problèmes, prendre des décisions, informer, inspirer, collaborer et motiver, les managers doivent travailler avec les gens.

Cela signifie réunir occasionnellement ces personnes dans une pièce ou lors d'une conférence téléphonique et leur parler. Gérer ne consiste pas à rester assis au bureau avec la porte fermée à envoyer des e-mails. En tant que leader, essayez de considérer les réunions comme la manifestation du leadership. C'est l'heure du leadership, pas quelque chose à redouter comme une visite chez le dentiste.

N'oubliez pas que la réunion vous appartient

Ne déléguez pas la planification de l'agenda à un assistant administratif ou à un autre membre de l'équipe. En tant que chef, c'est ton réunion pour planifier et exécuter. Pour vous mettre dans le bon état d'esprit, posez et répondez à la question suivante : « Après cette réunion, qu'est-ce que je veux que les gens aient appris, réalisé ou résolu ? »

Préparez toujours un ordre du jour

Tout ce que vous lirez sur les réunions de travail efficaces comprend des conseils sur préparer un ordre du jour . Pourtant, nous nous sommes tous présentés à une réunion où il n'y a pas d'ordre du jour à trouver. Le fait de planifier l'ordre du jour aide à se concentrer et à identifier les sujets prioritaires pour la réunion.

Demander des commentaires sur l'ordre du jour

Bien qu'il soit de la responsabilité principale du responsable de développer l'ordre du jour, les membres de l'équipe peuvent être invités à contribuer aux points de l'ordre du jour. Envoyez un appel à idées quelques jours avant la réunion.

Pimenter

Mettez un peu de variété dans le format. Voici quelques choses que vous pouvez faire pour pimentez vos réunions d'équipe :

  • Inviter des conférenciers
  • Célébrer quelque chose
  • Organisez une table ronde d'apprentissage - demandez aux membres de l'équipe de s'enseigner mutuellement quelque chose à tour de rôle
  • Regardez un Ted Talk qui est pertinent pour l'ordre du jour de la réunion
  • Organiser une activité de team building
  • Changer de lieu (envisagez de prendre la réunion hors site)
  • Apportez de la nourriture amusante ou intéressante
  • Avoir une réunion à ordre du jour à un seul point
  • Demandez des mises à jour éclair
  • Engager l'équipe dans le brainstorming
  • Changez de chaise ou changez de place n'importe quoi rompre la monotonie

Laissez un espace blanc pour la créativité et l'engagement spontanés

N'entassez pas tant d'éléments à l'ordre du jour que vous avez du mal à le terminer. Au lieu de cela, laissez de la place à la fin pour une discussion spontanée. Si la réunion se termine tôt, alors laissez tout le monde partir tôt. Tout le monde apprécie également le temps trouvé.

Utiliser les réunions d'équipe pour collaborer

Au lieu de simplement partager des informations, essayez de résoudre un problème ou de travailler avec le groupe pour arriver à une décision. Oui, c'est difficile et peut être désordonné, mais c'est là que nous tirons le meilleur parti des réunions.

Éclaircir

Être le leader d'une réunion ne signifie pas faire étalage d'autorité ou abuser de son pouvoir. Châtier quelqu'un pour être en retard devant l'équipe en est un exemple. Gardez le sens de l'humour et votre humilité.

Suivi

Gardez une trace des éléments d'action et assurez-vous que les gens font ce qu'ils disent qu'ils vont faire. C'est frustrant de se présenter à la prochaine réunion et de découvrir que la moitié de l'équipe n'a pas pris la peine de faire ce à quoi elle s'était engagée lors de la dernière réunion. Suivi avant la réunion et tenir les individus responsables de leurs engagements .

Soyez un leader modèle

Les réunions d'équipe ne sont pas un moment pour baisser la garde et se détendre avec votre équipe. Tenez-vous et votre équipe aux normes de conduite les plus élevées, ce qui signifie pas de blagues de couleur, de s'en prendre aux membres de l'équipe, de cynisme et de sarcasme, ou de dénigrer d'autres départements ou la direction. Réfléchissez au type de leader sous lequel vous voulez être connu, puis présentez-vous à chaque réunion être ce chef.

L'essentiel

Une occasion de rencontrer et de travailler avec votre équipe est une chose horrible à perdre. Il est impératif que vous développiez la discipline nécessaire pour planifier et diriger des réunions que les gens apprécient et faire avancer les initiatives.