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Combien les employés sont-ils remboursés pour l'utilisation de leur propre voiture ?

Homme conduisant une voiture

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Westend61 / Getty Images

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Le remboursement des employés pour l'utilisation de votre propre automobile variera quelque peu selon l'employeur et le secteur, mais la plupart des organisations rémunèrent les employés à peu près au taux de kilométrage standard fixé par l'Internal Revenue Service (IRS) ou au taux de remboursement des véhicules privés.

Le taux est fixé chaque année par la General Services Administration (GSA) sur la base de recherches menées par une société de conseil indépendante concernant les coûts actuels d'utilisation d'un véhicule.

Pour 2022, le taux de kilométrage standard est fixé à 58,5 cents par mile (contre 56 cents par mile pour 2021).

Ce tarif standard fixe comprend le coût de l'assurance, de l'immatriculation, de l'essence, du mazout et de l'entretien. Pour quelqu'un qui conduit beaucoup pour le travail, cela peut entraîner une déduction importante.

Taux de remboursement du kilométrage de l'entreprise

La plupart des employeurs remboursent au taux de l'IRS ou de la GSA puisqu'ils peuvent déduire jusqu'à ce montant en tant que dépense lorsqu'ils produisent leur déclaration de revenus des sociétés, bien qu'il existe d'autres formules fiscales complexes que les employeurs peuvent utiliser. Lorsqu'il est difficile de trouver des travailleurs qualifiés en période d'expansion économique, les employeurs sont plus susceptibles d'offrir des taux de remboursement concurrentiels.

L'IRS exige que les paiements de remboursement soient effectués séparément du salaire, sans retenue d'impôt. Certains employeurs traiteront donc les paiements de dépenses par le biais du système des comptes créditeurs pour les séparer de la paie et pour maintenir la conformité aux lois de l'IRS.

Remboursement des employés du gouvernement

Les employés du gouvernement seront toujours remboursés exactement au taux GSA si l'utilisation d'une voiture privée est autorisée ou lorsqu'aucun véhicule du gouvernement n'est disponible.

Exigences de remboursement des frais d'automobile

Vous devrez fournir un journal de kilométrage, des reçus d'essence et la documentation de tout autre reçu de dépenses autorisées lié à votre voiture si vous en avez besoin. remboursement du kilométrage . Sans registres détaillés, votre note de frais peut être rejetée. Ou pire, votre employeur pourrait éventuellement prendre des mesures disciplinaires s'il pense que votre réclamation pourrait être frauduleuse.

De nombreux employeurs exigent la tenue de registres, tout comme l'IRS. N'essayez pas d'estimer votre kilométrage, car cela pourrait enfreindre les politiques de votre employeur.

Garder un stylo et du papier dans votre voiture est une méthode, bien que fastidieuse ; un meilleur choix est une application de suivi du kilométrage qui suit automatiquement vos trajets dans un journal contemporain que vous pouvez imprimer ou télécharger. C'est un moyen efficace de suivre le kilométrage, les points de départ et d'arrivée, ainsi que l'objectif commercial du lecteur à inclure dans votre rapport de dépenses .

Autres façons dont les employeurs indemnisent les employés pour les frais d'automobile

Selon la Society for Human Resource Management (SHRM), il existe des alternatives au remboursement du kilométrage comme moyen pour les employeurs d'indemniser les employés pour les frais de conduite professionnelle :

Allocation automobile forfaitaire. Les employeurs offrent aux employés une indemnité de voiture fixe, telle que 400 $ par mois, pour couvrir les frais de carburant, d'usure, de pneus, etc.

Programmes FAVR. Les employeurs remboursent les employés dans le cadre d'un programme de remboursement à taux fixe et variable (FAVR), dans lequel les employés sont remboursés pour les coûts fixes (tels que l'assurance, les taxes et les frais d'immatriculation) et les frais de véhicule variables (tels que le carburant et l'entretien). Les remboursements sont exonérés d'impôt pour les employés si certaines exigences en matière de comptabilisation des dépenses sont remplies.

Conséquences fiscales pour les remboursements de kilométrage

Les remboursements de kilométrage sont considérés comme des débours non imposables par les employeurs tant qu'ils sont documentés et ne dépassent pas vos dépenses réelles.

Les informations contenues dans cet article ne constituent pas des conseils fiscaux ou juridiques et ne remplacent pas ces conseils. Les lois étatiques et fédérales changent fréquemment, et les informations contenues dans cet article peuvent ne pas refléter les lois de votre propre état ou les modifications les plus récentes de la loi. Pour obtenir des conseils fiscaux ou juridiques à jour, veuillez consulter un comptable ou un avocat.

Sources des articles

  1. Service des recettes internes. ' L'IRS publie des taux de kilométrage standard pour 2022 .' Consulté le 21 décembre 2021.

  2. SHRM. , L'IRS augmente le taux de kilométrage standard pour 2022 .' Consulté le 21 décembre 2021.