Comment fournir des commentaires qui aident les employés à s'améliorer

Vos commentaires ont un impact lorsqu'ils sont fournis avec respect et attention

••• Jetta Productions/Iconica/Getty Images

Table des matièresÉtendreTable des matières

• Fournir des commentaires qui ont un impact
• Voici comment vous pouvez fournir des commentaires
• Conseils pour les commentaires les plus efficaces

Fournir des commentaires qui ont un impact

Faites en sorte que vos commentaires aient l'impact qu'ils méritent par la manière et l'approche que vous utilisez lorsque vous souhaitez fournir aux employés une rétroaction sur le rendement . Vos commentaires peuvent faire une différence pour les gens si vous pouvez éviter de provoquer une réponse défensive.

En particulier face aux commentaires négatifs ou moins que positifs perçus, les employés ont tendance à réagir de manière défensive parce que les gens ont tendance à prendre les commentaires personnellement et non professionnellement. Cela a un effet dissuasif sur votre capacité à aider l'employé à améliorer ses performances.

Ces lignes directrices vous aideront à aider les employés à développer leurs performances grâce à votre utilisation positive des commentaires.

Voici comment vous pouvez le mieux fournir des commentaires

La rétroaction efficace des employés est spécifique et non générale.

Pour fournir des commentaires spécifiques, par exemple, dites : 'Le rapport que vous avez rendu hier était bien écrit, compréhensible et a fait valoir vos arguments sur le budget de manière très efficace'. Ne dites pas 'bon rapport'. Cette affirmation est trop générale pour que l'employé utilise l'information pour s'améliorer.

L'un des objectifs d'un feedback efficace et constructif est de faire savoir à l'individu le comportement spécifique que vous aimeriez voir davantage de sa part. Une rétroaction générale, comme une tape dans le dos, fait que l'employé se sent bien momentanément, mais ne fait pas un bon travail pour renforcer le comportement.

Les commentaires utiles se concentrent toujours sur un comportement spécifique.

Vous voulez identifier spécifiquement le comportement nécessitant une amélioration et non sur une personne ou ses intentions. (Lorsque vous avez participé à des conversations concurrentes lors de la réunion du personnel, alors que Mary avait la parole, vous avez distrait les autres personnes présentes . En conséquence, le point de Mary a été partiellement manqué.)

Les meilleurs commentaires sont sincèrement et honnêtement fournis pour aider.

Faites confiance à cette déclaration. Les gens sauront s'ils reçoivent des commentaires pour toute autre raison. La plupart des gens ont un radar interne qui peut facilement détecter le manque de sincérité. Gardez cela à l'esprit lorsque vous offrez des commentaires.

Une rétroaction réussie décrit des actions ou des comportements contre lesquels l'individu peut faire quelque chose.

Par exemple, vous ne fourniriez jamais de commentaires. Si vous le pouvez, fournissez les outils, la formation, le temps ou le soutien dont la personne a besoin pour réussir comme vous en avez besoin.

Lorsque cela est possible, les commentaires demandés sont plus puissants.

Demandez la permission de fournir des commentaires. Dites : 'J'aimerais vous faire part de vos commentaires sur la présentation, êtes-vous d'accord ?' Cela donne au destinataire un certain contrôle sur la situation, ce qui est souhaitable. Peut-être que le destinataire pourrait dire : « Et demain ? J'aimerais penser à ma performance du jour au lendemain.

Fournissez des commentaires qu'un destinataire pourrait utiliser.

Lorsque vous partagez des informations et des observations spécifiques, vous fournissez une rétroaction qu'un employé pourrait utiliser.

Il n'inclut pas les conseils, sauf si vous avez la permission ou si des conseils ont été demandés. Demandez à l'employé ce qu'il pourrait faire différemment après avoir entendu les commentaires. Vous êtes plus susceptible d'aider l'employé à changer son approche que si vous lui disiez quoi faire ou comment changer.

Fournir des commentaires à proximité de l'événement.

Que les commentaires soient positifs ou constructifs, fournissez les informations aussi étroitement liées à l'événement que possible. Une rétroaction efficace est opportune afin que l'employé puisse facilement relier la rétroaction à ses actions. Devoir se souvenir quelques jours plus tard n'est pas idéal.

Un feedback efficace implique quoi ou comment quelque chose a été fait, pas pourquoi.

Demander pourquoi, c'est interroger les gens sur leur vie personnelle motivation et cela provoque une attitude défensive de la part de la personne qui reçoit le feedback. Demandez, que s'est-il passé ? Comment est-ce arrivé? Comment pouvez-vous empêcher ce résultat à l'avenir ? Comment ai-je pu mieux vous aider ? De quoi avez-vous besoin de moi à l'avenir ?

Assurez-vous que l'autre personne a compris ce que vous avez communiqué en utilisant une boucle de rétroaction.

Une boucle de rétroaction telle que poser une question à l'employé ou observer son changement de comportement vous permet de savoir que le l'autre partie a compris ce que vous avez communiqué . Fixez un moment pour vous réunir afin de discuter si les commentaires ont modifié les performances et si des actions supplémentaires sont nécessaires.

Une rétroaction réussie est aussi cohérente que possible.

Si les actions d'un employé sont excellentes aujourd'hui, elles le seront demain. Si la la violation de la politique mérite des mesures disciplinaires , cela devrait toujours mériter des mesures disciplinaires - pour cet employé ou pour tout autre employé de même niveau. Les messages mixtes ne produisent aucun résultat.

Conseils pour fournir les commentaires les plus efficaces

Lorsque vous fournissez rétroaction à un employé , gardez ces cinq conseils à l'esprit.

1. Les commentaires sont communiqués à une personne ou à une équipe de personnes concernant l'effet que leur comportement a sur une autre personne, l'organisation, le client ou l'équipe.
2. La rétroaction positive implique de parler à quelqu'un d'une bonne performance. Faites en sorte que ces commentaires soient opportuns, spécifiques et fréquents.
3. Une rétroaction constructive alerte un individu sur un domaine dans lequel sa performance pourrait s'améliorer. Une rétroaction constructive n'est pas une critique. Il est descriptif et doit toujours viser les actions entreprises, et non la personne. Par exemple, 'Mary, votre communication lors de votre présentation était trop approfondie pour les besoins de votre public. Ils n'avaient besoin d'entendre que les bases, et vous avez partagé toutes les informations dont vous disposiez. Pour un retour d'information efficace, vous ne diriez pas : 'Mary, c'était un discours long et ennuyeux'.
4. Le but principal des commentaires constructifs est d'aider les gens à comprendre où ils en sont par rapport à comportement professionnel attendu et/ou productif .
5. Reconnaissance pour une performance efficace est un puissant facteur de motivation. La plupart des gens veulent obtenir plus de reconnaissance, donc la reconnaissance favorise davantage d'actions appréciées.