Comment répondre aux questions d'audit interne

Les auditeurs internes examinent les actions et les fonctions de tous les employés et services d'une entreprise pour découvrir des moyens d'améliorer le fonctionnement de l'organisation dans son ensemble. En surface, cela donne l'impression qu'ils s'insèrent là où ils n'appartiennent pas, mais en réalité, ils jouent un rôle essentiel dans la protection et l'amélioration de leurs organisations.

Les employés rencontreront des audits internes

La plupart des entreprises privées et publiques effectuent des audits internes réguliers pour s'assurer qu'elles sont sur la bonne voie pour atteindre les objectifs et les missions de l'entreprise. Le gouvernement réalisera également des audits internes réguliers. Et, au fur et à mesure que vous parcourez votre carrière dans la fonction publique , il y a de fortes chances que vous deviez répondre aux questions posées par les auditeurs internes.

Dans la grande majorité des cas, les auditeurs ne font que recueillir des informations. Par exemple, ils essaient peut-être de comprendre comment fonctionne votre partie de l'organisation.​

Il n'est pas nécessaire de se crisper lorsqu'un interne Auditeur vous parle. Les auditeurs internes sont des professionnels qui essaient simplement de faire leur travail quotidien. Certes, leur travail peut vous mettre mal à l'aise, vous et les autres. Ils identifient les faiblesses des systèmes et recommandent des actions correctives.

Mais en fin de compte, ils améliorent le fonctionnement de leurs organisations, et vos réponses à leurs questions sont essentielles pour que cela se produise. Voici donc trois conseils pour répondre aux auditeurs internes lorsqu'ils viennent frapper à votre porte.

Répondez honnêtement

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Les auditeurs internes savent quand quelque chose ne va pas. Ne leur donnez pas une raison de douter de votre crédibilité en étant rien de moins que complètement honnête .

Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, n’essayez pas de bluffer. Vous finirez par vous faire passer pour un idiot quand ils trouveront la vraie réponse. Le meilleur choix est simplement de dire que vous ne connaissez pas la réponse. Si c'est quelque chose que vous pouvez rechercher pour eux, proposez de le faire. Il se peut qu'il accepte l'offre ou qu'il ait déjà des idées sur la façon d'obtenir la réponse.

Lorsque vous pensez que les auditeurs internes pourraient ne pas aimer votre réponse, n'hésitez pas à donner votre réponse. Ils veulent comprendre les choses telles qu'elles existent réellement, donc même si votre réponse n'est pas ce qui facilitera leur travail ou ce qu'ils s'attendent à entendre, ils doivent connaître la vérité.

Supposez qu'ils ne savent rien de votre domaine d'expertise

Les auditeurs internes sont généralement des personnes pointues, mais ils ne peuvent pas être experts en tout. Certains concentrent leur formation professionnelle et travaillent sur des aspects particuliers de l'audit interne tels que les systèmes d'information ou les finances, mais ne supposent pas qu'ils connaissent votre domaine d'expertise.

Cela semble aller de soi, mais il est facile de se glisser dans le jargon ou de sauter des étapes lors de la description des processus. Ce qu'est une action irréfléchie pour vous ne l'est probablement pas pour l'auditeur interne qui cherche à comprendre vos processus métier. Pensez à chaque action que vous entreprenez. Quelque chose qui peut vous sembler être une étape pourrait être plusieurs étapes que vous avez fusionnées dans votre esprit au fil des années de répétition.

Même lorsque la conversation semble fastidieuse et trop simple, rappelez-vous que les auditeurs internes essaient de décomposer les processus en leurs plus petites activités. Ce n'est qu'alors qu'ils peuvent trouver où les processus peuvent mal tourner.

Reliez les points pour eux

Non seulement les auditeurs internes déconstruisent les processus dans leurs moindres détails, mais ils recherchent également l'interdépendance entre les personnes et les processus. Ils recherchent toutes les personnes impliquées dans un processus pour voir qui doit être impliqué, qui n'est pas impliqué mais doit l'être, comment ces personnes interagissent et s'il y a suffisamment de contrôles en place pour prévenir ou détecter la fraude, le gaspillage ou les abus. .

Lorsque vous répondez aux auditeurs internes, indiquez où vous et vos processus interagissez avec les autres et leurs processus. Relier les points comme celui-ci leur donne une image plus claire de la façon dont l'organisation fonctionne dans son ensemble. Ces informations permettent également aux auditeurs internes de savoir à qui s'adresser et où trouver des informations supplémentaires.