Comment rédiger des e-mails efficaces

9 règles pour rédiger un e-mail auquel il est facile de répondre

Beaucoup d'entre nous n'ont pas appris à écrire des e-mails à l'école, mais savoir écrire un e-mail est une compétence inestimable sur le lieu de travail. Cela est particulièrement vrai pour ceux qui travaillent (ou recherchent) des emplois en télétravail. À côté de bonne étiquette au téléphone , il n'y a probablement aucune compétence aussi importante que le courrier électronique lorsqu'il s'agit d'obtenir - et de conserver - un travail à domicile.

Un e-mail bien rédigé permet au destinataire de comprendre et d'agir facilement sur son message. Dans la recherche d'emploi, le courrier électronique peut précéder ou même remplacer la première impression en face à face, donc une ponctuation appropriée et un message cohérent sont essentiels. Et au travail, les e-mails peu clairs causent de la confusion et des retards. Suivez ces conseils pour rédiger des e-mails efficaces à vos collègues, clients, clients potentiels, responsables du recrutement et même à vos amis et à votre famille.

Tout d'abord, considérez le message et le destinataire

Marc Romanelli/Getty Images

Un e-mail doit commencer dans votre esprit, pas avec vos doigts sur le clavier. Afin d'écrire efficacement un e-mail, considérez d'abord Pourquoi es-tu en train d'écrire. Quel type de réponse souhaitez-vous ? Quel message souhaitez-vous faire passer ? Si vous demandez des informations, postulez à un emploi ou vous renseignez sur des ouvertures, assurez-vous que votre demande d'action par le destinataire est claire.

Ensuite, considérez le point de vue du destinataire. De quelles informations ont-ils besoin pour agir ou comprendre votre message ? Donnez les informations de base nécessaires (mais pas excessives). Aussi, gardez à l'esprit l'étiquette appropriée pour ce destinataire particulier. Les émoticônes et les abréviations, comme OMG ou LOL, ne conviennent pas aux candidatures et à la plupart des e-mails professionnels.

Rédigez une ligne d'objet descriptive de l'e-mail

Lorsque vous écrivez un e-mail, n'écrivez pas quelque chose de vague dans le ligne d'objet comme « salut » ou « travail à domicile » ou laissez-le vide. Les e-mails avec ce type de ligne d'objet ont de bonnes chances de se retrouver dans la boîte de spam du destinataire ou simplement ignorés. Si vous postulez pour un emploi, indiquez le nom du poste dans la ligne d'objet. Si l'e-mail est destiné à un collègue, faites de votre ligne d'objet une courte phrase qui résume le but du message.

Un autre avantage d'écrire une ligne d'objet descriptive est qu'il vous sera plus facile de la trouver dans votre boîte de réception si vous avez besoin de la rechercher plus tard. Cependant, quelque chose avec une ligne de courrier électronique comme 'Question' ne sera pas utile.

Saluez correctement le destinataire

Si vous connaissez le nom de votre destinataire mais que vous ne le connaissez pas personnellement, saluer en utilisant un titre, par ex. Chère Mme Brunelli. (Utilisez Mme pour les femmes lorsque vous ne savez pas si Mme ou Mlle est approprié.) Si vous n'êtes pas sûr du sexe, utilisez simplement le prénom et le nom, c'est-à-dire Cher Chris Smith. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, commencez votre e-mail sans salutation ou utilisez une simple salutation, par ex. Bonjour, salutations, cher directeur, etc.

Si l'e-mail est destiné à un collègue ou à quelqu'un d'autre que vous connaissez, utilisez le nom que vous utiliseriez en personne ou au téléphone.

Utilisez la grammaire et la ponctuation correctes

Il est très important d'utiliser une grammaire correcte dans un e-mail. Consciemment ou inconsciemment, les lecteurs pénalisent les expéditeurs pour les erreurs grammaticales.

Phrases d'exécution - Lorsque vous écrivez un e-mail, n'épargnez pas les périodes. Cette petite pause donne aux lecteurs le temps de saisir le sens des mots. Les phrases courtes permettent plus de ces petites pauses. Décomposez les longues phrases même lorsqu'elles ne sont pas techniquement des phrases interminables.
Virgules - Trop peu ou trop de virgules peuvent prêter à confusion. Apprenez à utiliser correctement la virgule.
Accord sujet-verbe - Les phrases contenant ce type d'erreur sont des signaux d'alarme pour les employeurs qui recherchent des candidats ayant de bonnes compétences en communication. Revoir les règles d'accord sujet-verbe.

Vérifier l'orthographe et les majuscules

Utilisez un correcteur orthographique, mais ne vous y fiez pas. Un correcteur orthographique n'attrapera pas 'ils' pour 'le' ou 'là' pour 'leur', et ce type d'erreur indique une négligence. N'utilisez pas d'abréviations telles que 'u' pour 'vous' ou 'tho' pour 'bien'.

Utilisez les majuscules correctes. La plupart des gens savent mettre en majuscule le début de la phrase et les noms propres, mais beaucoup ne le font pas dans les e-mails. Montrez que cela ne vous dérange pas de prendre cette fraction de seconde supplémentaire pour appuyer sur la touche Maj. Par contre, trop de majuscules peuvent distraire le lecteur. Évitez d'écrire des phrases en majuscules (que beaucoup interprètent comme l'équivalent de crier en personne) ainsi que de mettre en majuscule, juste pour souligner, la première lettre des mots qui ne sont pas au début d'une phrase ou des noms propres.

Utiliser un formatage simple dans les e-mails

N'oubliez pas que les programmes de messagerie s'affichent tous différemment. Ce qui semble parfaitement aligné sur votre écran peut fonctionner ensemble sur celui de quelqu'un d'autre. Pour cette raison, évitez de coller un document de traitement de texte très formaté, comme un CV ou une lettre de motivation, dans un e-mail. Utilisez des documents écrits au format texte brut.

Faites des paragraphes courts. Comme les points, les sauts de paragraphe permettent au lecteur de se reposer. Quelqu'un qui lit des e-mails sur un téléphone portable bénéficiera de courts paragraphes. Mais attention à toujours suivre les règles de base concernant les paragraphes.

Soyez concis

Les e-mails sinueux qui enterrent le point sont déposés et finalement oubliés. Ou pire, ils peuvent être mal compris. Clarifiez votre objectif, utiliser un langage concis .

Éliminer la verbosité - Écrivez avec des verbes actifs. 'Jack m'a envoyé les formulaires' utilise un verbe actif. 'Les formulaires m'ont été envoyés par Jack' est passif. La forme passive n'utilise que quelques mots de plus, mais cela s'additionne. Plus que cela, cela oblige les lecteurs à réorganiser les idées dans leur tête.
Tenez-vous-en au point - Résistez à la tentation d'ajouter des informations ou des idées superflues. Enregistrez-les pour un autre e-mail.
Utiliser les puces - Ceux-ci permettent à votre lecteur d'utiliser des indices visuels pour comprendre ce qui est important. Mais en cas de doute sur l'affichage des puces, utilisez des astérisques ou des traits d'union pour créer des puces.

Signer les e-mails de manière appropriée

Si votre e-mail est par défaut un signature standard , assurez-vous qu'il est approprié pour l'e-mail que vous envoyez. Les signatures avec des déclarations politiques ou les noms et âges de vos enfants conviennent aux e-mails personnels, mais pour le travail, utilisez une signature moins personnelle. En fonction de votre fonction et de votre employeur, vous pouvez toujours personnaliser votre signature email avec un devis. Choisissez quelque chose de non controversé. Si vous vous renseignez sur un emploi, utilisez votre signature pour donner les coordonnées appropriées sans aucune citation ni personnalisation supplémentaire.

Relisez/Repensez avant d'appuyer sur Envoyer

Vérifiez les fautes d'orthographe et de ponctuation avant d'appuyer sur envoyer. Si vous trouvez une erreur dans un e-mail pour une demande d'emploi, corrigez-la, puis relisez-la avant d'appuyer sur envoyer. Mais aussi relire pour le contenu. Si votre e-mail est long, réfléchissez à des moyens de le rendre plus concis. Et si votre e-mail est controversé ou a été écrit avec colère, appuyez sur Enregistrer et non sur Envoyer. Revenez dessus quelques heures ou un jour plus tard et voyez si vous voulez toujours l'envoyer.

Cela peut sembler beaucoup à faire avant d'envoyer un e-mail, mais si vous envoyez des e-mails efficaces et que vous organisez plus efficacement votre e-mail, vous constaterez que vous avez en fait plus de temps, pas moins.