Ressources Humaines

Comment rédiger des lettres de réprimande sur le rendement des employés

Utilisez ces exemples de lettres de réprimande pour développer vos propres lettres

Employé énervé assis au bureau, l

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prétorienphoto/E+/Getty Images

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Les lettres de réprimande sont des lettres écrites par le gestionnaire pour fournir une déclaration officielle d'un problème de performance qu'un employé doit améliorer. Les lettres de réprimande sont souvent une étape dans la procédure formelle des mesures disciplinaires processus qui peut entraîner des mesures disciplinaires supplémentaires pour l'employé jusqu'à et y compris cessation d'emploi si l'employé ne parvient pas à s'améliorer.

Les lettres de réprimande sont un élément important dans la documentation d'un problème de rendement des employés pour l'employé et l'employeur. Les lettres écrites de réprimande indiquent clairement et spécifiquement les performances qui doivent s'améliorer et les conséquences si les performances ne s'améliorent pas.

Ces lettres d'affaires formelles suivent généralement après toute tentative de coaching verbal par un superviseur. Cependant, ils viennent souvent avant une correction verbale à l'employé, appelée avertissement verbal ou avertissement verbal formel. Toutes les étapes doivent se concentrer sur le problème de performances ou les problèmes de performances associés.

Composantes des lettres de réprimande

Les lettres de réprimande efficaces ont plusieurs éléments en commun. Ils doivent avoir un énoncé clair du problème ou de la question de performance que l'employé doit améliorer. La lettre pourrait énumérer plusieurs exemples de façons dont l'employé peut modifier sa performance pour se conformer aux attentes de performance. Donner des exemples fournit à l'employé une image partagée - un sens partagé - autour de la les attentes du manager et de l'entreprise .

Le cas échéant, incluez un échéancier dans lequel la performance de l'employé doit s'améliorer. Cette référence peut prendre la forme d'une date d'échéance ou d'une date de fin à laquelle le gestionnaire réévaluera la performance de l'employé.

Expliquez comment la non-performance a un impact non seulement sur les employés, mais aussi sur le lieu de travail et le succès de l'organisation. La lettre de réprimande doit également fournir une déclaration claire sur les conséquences auxquelles un employé peut s'attendre si sa performance ne s'améliore pas comme décrit dans la lettre de réprimande.

L'importance des signatures

La signature du superviseur ou du gestionnaire de l'employé est importante lorsqu'il s'agit de réprimandes. La lettre contient généralement une déclaration selon laquelle la signature de l'employé signifie qu'il a reçu la lettre. Cela n'indique pas nécessairement qu'ils sont d'accord avec son contenu. Vous devez être précis dans le libellé afin que l'employé comprenne qu'il accuse réception de la lettre et non qu'il commet un acte répréhensible.

Donner une opportunité de réponse aux employés

Vous devez donner à l'employé une chance de répondre aux questions soulevées dans la lettre de réprimande. L'objection doit être écrite, datée et signée par l'employé. L'employé peut être d'accord, en désaccord, exprimer sa contrition, etc. Les réfutations écrites par le salarié sont jointes aux lettres de réprimande originales.

Modèle de lettre de réprimande

Ceci est un exemple de lettre de réprimande. Téléchargez le modèle de lettre de réprimande (compatible avec Google Docs et Word Online) ou voir ci-dessous pour plus d'exemples.

Exemple de lettre de réprimande #1 (version texte)

À : Jeffery Jones

De : George Peterson

Date : 1er septembre 2018

Objet : Lettre de réprimande

Il s'agit d'une lettre officielle de réprimande pour vous informer que votre performance n'atteint pas les niveaux de contribution attendus. Dans votre travail d'expert technique pour le support client, les attentes du poste ont été élaborées par l'ensemble du groupe d'experts du support technique et leur responsable. Cela signifie qu'ils sont la norme acceptée pour la performance de chaque expert du support technique.

Vous ne parvenez pas à effectuer les actions suivantes.

  • Le nombre de clients que vous servez en une semaine est inférieur de 30 % à la norme que respectent les autres experts du support technique.
  • Le degré de difficulté des problèmes auxquels vous choisissez de répondre est inférieur de 40 % à la norme atteinte par le reste du personnel.
  • Le temps que les clients passent au téléphone avec vous dépasse de 25 % le reste du personnel.

Comme vous pouvez le voir, dans les trois mesures de performance les plus importantes pour votre travail, vous ne réussissez pas. Votre superviseur vous a parlé à plusieurs reprises et vous avez reçu une formation supplémentaire. Par conséquent, nous pensons que vous n'êtes pas disposé à effectuer. Cela affecte négativement la charge de travail du reste du personnel technique.

Nous devons voir une amélioration immédiate dans les trois domaines de performance ou des mesures disciplinaires supplémentaires pouvant aller jusqu'au licenciement se produiront. Nous sommes convaincus que vous pouvez vous améliorer. Nous devons voir une amélioration immédiate.

George Peterson, superviseur

Marian Demark, responsable des ressources humaines

Étendre

Exemple de lettre de réprimande #2 (version texte)

À : Linda Rodriguez

De : Mary Wilmont

Date : 1er septembre 2018

Objet : Lettre de réprimande

Le but de cette lettre de réprimande est de vous avertir formellement que votre présence affecte négativement votre capacité à terminer votre travail. Bien que les employés salariés exonérés ne soient pas tenus de travailler des heures spécifiques, une semaine de travail de quarante heures est standard et attendue.

Vous ne vous êtes pas présenté au travail au moins un jour par semaine depuis que vous avez commencé votre nouvel emploi et vous ne travaillez que trente-deux heures par semaine. Votre responsable vous a informé de la disponibilité des congés FMLA pour des problèmes médicaux personnels ou familiaux. Il vous a également demandé si vous aviez besoin d'un logement pour pouvoir exercer efficacement votre travail.

Il vous a suggéré de vous rendre au service des ressources humaines pour discuter de ces questions et de votre présence. Vous avez refusé les trois opportunités que nous vous proposions pour vous aider à améliorer cette piètre performance.

La réalité est que vous ne pouvez pas effectuer votre travail en moins de quarante heures. Vous manquez des délais pour vos affectations de travail et votre retard affecte négativement le travail de vos collègues du service marketing. Ils ne respectent pas leurs délais en raison de votre manquement à l'exécution.

De plus, votre travail inachevé lorsqu'il est confié à vos collègues surcharge leur charge de travail puisqu'ils ont déjà des emplois qui nécessitent quarante heures de travail par semaine. C'est injuste et nous ne tolérerons pas ces impacts négatifs sur le lieu de travail à partir de maintenant.

Nous avons besoin de voir une amélioration immédiate de votre assiduité ou nous mettrons fin à votre emploi. Cela signifie que vous devez vous présenter au travail cinq jours par semaine. Si vous ne vous présentez pas au travail cinq jours par semaine, vous ne pouvez pas atteindre les objectifs pour lesquels vous avez été employé.

Nos politiques standard de congés payés vous offrent six congés de maladie payés et deux jours de congé personnel que vous devez utiliser sur une année. Vous devez demander les jours de vacances à l'avance.

Vous avez déjà utilisé quatre de vos jours de maladie et tous vos jours personnels avec vos absences actuelles. Nous ne prévoyons pas de vous accorder plus de temps. Cela vous laisse seulement deux jours de maladie et vos vacances payées que vous devez demander à l'avance.

Si vous avez une absence au-delà de vos congés payés disponibles, nous mettrons fin à votre emploi. Nous espérons que vous comprenez à quel point vous êtes sur le point de perdre votre emploi. Vous ne recevrez plus d'avertissements.

Salutations,

Marie Wilmont, gérante

Thomas Credence, directeur des ressources humaines

Étendre

Accusé de réception de l'employé

Il est important de créer une trace écrite des actions de réprimande des employés. Ce processus permet de créer la preuve que l'employé a reçu un avis adéquat des problèmes et que des mesures, telles que des conseils, ont été prises pour remédier à la situation.

Un simple accusé de réception à titre indicatif précise que l'employé a reçu une réprimande.