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Systèmes de rapports de gestion

Gestionnaire à son bureau examinant des rapports tout en parlant au téléphone en même temps.

••• Ezra Estakhrian/Pierre/Getty Images

Comme l'expression le suggère, les systèmes de reporting de gestion capturent les types de données nécessaires aux responsables d'une entreprise pour gérer l'entreprise. Les types de données financières qui sont présentées dans les rapports annuels sont généralement à la base. Ces informations financières détaillées sont compilées par comptes, comptes publics certifiés (CPA) et Comptable en management mondial agréé (CGMA) .

Cependant, des systèmes de reporting de gestion robustes hébergeront des données à des niveaux beaucoup plus détaillés que ceux présentés au public investisseur. Par exemple, un services financiers les résultats financiers globaux de l'entreprise peuvent être refondus en comptes de profits et pertes classés par :

  • Organisation (telle qu'une division, une unité commerciale ou un département)
  • Région géographique
  • Produit
  • Client segment
  • Clients spécifiques (particuliers et institutionnels)
  • Conseiller financier

Pendant ce temps, les mesures financières, telles que les revenus, les dépenses et les bénéfices, ne sont pas la seule préoccupation des systèmes de reporting de gestion. Dans les entreprises les mieux gérées, ils sont également utilisés pour suivre une variété de variables non financières qui préoccupent la direction, telles que :

  • Effectif des employés
  • Clients, foyers et/ou comptes
  • Avoirs des clients en dépôt
  • Argent frais net déposé ou retiré par les clients
  • La performance d'investissement des actifs sous gestion des clients

Concepteurs et utilisateurs de ces systèmes

Les contrôleurs et les directeurs financiers (CFO) ont tendance à consacrer une grande partie de leur temps à la conception, à la mise en œuvre, à la maintenance et à l'ajustement des systèmes de reporting de gestion, ainsi qu'au suivi et à l'analyse de leurs résultats, et à la recommandation de plans d'action à la direction sur la base de tels Analyse. Les membres du personnel des technologies de l'information et des sciences de la gestion sont souvent des partenaires clés des gestionnaires financiers et des analystes financiers dans le développement et la maintenance des systèmes de rapports de gestion.

Ordinateur de bureau contre mainframe

Dans de nombreux cas, cependant, les systèmes de rapports de gestion sont construits et maintenus strictement à l'aide d'ordinateurs de bureau, de feuilles de calcul Excel intégrées et exécutés sur des ordinateurs personnels, plutôt que programmés dans des environnements mainframe. Dans les grandes et les petites entreprises, les raisons d'utiliser l'informatique de bureau (nécessitant souvent de grandes quantités de saisie manuelle de données) sont généralement doubles.

Premièrement, les coûts de développement et de maintenance ont tendance à être bien inférieurs à ceux des applications mainframe.

Deuxièmement, un environnement informatique de bureau permet une plus grande flexibilité dans la modification des algorithmes de calcul et des formats de rapport qu'une application typique basée sur un ordinateur central. Il s'agit d'une considération essentielle dans les environnements commerciaux dynamiques où la structure de l'entreprise, les offres de produits, les processus commerciaux, les méthodes d'analyse et/ou les exigences en matière de rapports sont en constante évolution, ou lorsque la direction est encline à poser fréquemment des questions non standard ou personnalisées à ses analystes financiers. .

Automatisation versus processus manuels

Ce que l'on appelle les systèmes de reporting de gestion sont, dans de nombreuses entreprises, souvent fortement dépendants de processus manuels, et loin d'être entièrement (ou même principalement) automatisés. Par exemple, bon nombre des rapports qui se retrouvent sur les bureaux des cadres peuvent en fait être des feuilles de calcul remplies manuellement de données et formatées par le personnel. En ce sens, les systèmes de reporting de gestion sont souvent, au sens strict, des processus plus que des systèmes d'information au sens où cette expression est généralement comprise.

Applications des rapports de gestion

Les systèmes de rapports de gestion sont souvent des outils essentiels pour évaluer la performance des organisations et des gestionnaires, et parfois celle des employés de niveau inférieur également. Les résultats peuvent être des déterminants clés de la rémunération, tels que l'établissement de pools de bonus. Par exemple, le chef et le personnel d'une unité commerciale peuvent voir leurs primes prélevées sur le bénéfice qu'un système de reporting de gestion attribue à cette unité. De même pour un chef de produit , si l'entreprise dispose d'un système de mesure de la rentabilité des produits bien développé.Aussi pour un responsable marketing pour le développement et la rentabilité d'un segment de clientèle donné, si la performance de ce segment est mesurée.

Obstacles au développement de systèmes de rapport de gestion

Un problème courant avec le développement de schémas de reporting de gestion est que les données nécessaires pour remplir le rapport annuel de l'entreprise, le formulaire 10-K, le formulaire 10-Q, les déclarations de revenus des sociétés et les rapports aux organismes de réglementation (entre autres entités externes), peuvent ne pas être suffisamment détaillées. ou dans un format approprié pour effectuer les types d'analyses (certaines d'entre elles mentionnées ci-dessus) dont la direction peut avoir besoin pour évaluer l'entreprise et ses secteurs d'activité constitutifs, et pour ajuster son orientation stratégique. Le rapport de gestion est un terme générique pour ces types d'analyses qui sont utilisées en interne par la direction, plutôt que communiquées à des entités externes (telles que le public investisseur, les autorités fiscales et les organismes de réglementation).

Principaux problèmes analytiques

Le développement de systèmes de reporting de gestion se heurte souvent à des obstacles liés à des problèmes analytiques clés, tels que :

  • Méthodologies internes de prix de transfert
  • L'attribution des frais généraux de l'entreprise à des produits ou clients individuels
  • Désagréger les variations des actifs des clients en impacts distincts des variations des prix du marché (c'est-à-dire la performance des investissements) et des dépôts et retraits nets

Dans la plupart des cas, ces défis analytiques se prêtent à plusieurs méthodes, chacune ayant ses propres inconvénients et n'étant pas manifestement supérieure dans toutes les situations.