Ressources Humaines

Phrases à utiliser dans les évaluations de performances et autres conversations difficiles

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Dan Kenyon/Getty Images

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Les employés ont besoin Rétroaction pour savoir comment ils vont et s'ils répondent aux attentes de leur manager. Tout le monde aime une critique lorsque vous offrez des éloges et de la satisfaction ; c'est plus difficile lorsque vous devez discuter de l'amélioration des performances.

L'utilité des évaluations de performance

Les organisations organisent une évaluation des performances pour fournir une rétroaction, encourager le développement des employés et évaluer les progrès et la contribution des employés. Le fait qu'un employé respecte et dépasse les attentes de son poste est un élément essentiel de la rétroaction de l'évaluation des performances.

À évaluation formelle des performances défie les compétences de communication du gestionnaire parce que l'employé comprend que l'évaluation du rendement aura une incidence sur sa rémunération. Cela peut provoquer des conflits, de l'anxiété et des sentiments douloureux. Quelle que soit la manière dont votre organisation pratique la rétroaction sur les performances, quand vous devez tenir une conversation difficile , ces phrases et approches vous aideront. Voici quelques tactiques pour fournir des commentaires.

Votre performance est exceptionnelle

Cette communication est facile, mais vous pouvez améliorer son impact et son effet. Mentionnez pourquoi et donnez des exemples des raisons pour lesquelles la performance de l'employé est jugée exceptionnelle. L'employé apprendra de vos exemples, et vous pouvez l'encourager à faire plus d'actions identifiées comme remarquables.

Vos performances peuvent être améliorées

Communiquez que l'employé est performant et répond aux attentes des exigences du poste, mais qu'il a la possibilité d'améliorer ses performances et de viser à devenir un contributeur exceptionnel. Décrivez les domaines qui nécessitent une attention particulière.

Indiquez que même si ses performances le qualifient pour une augmentation parce qu'il remplit avec succès les exigences essentielles du poste, vous aimeriez voir une amélioration dans des domaines spécifiques.

Soulignez que si l'employé doit gagner la plus grande augmentation de salaire possible chaque année, il doit améliorer ses performances actuelles pour atteindre cet objectif. Discutez des domaines dans lesquels il a le plus de possibilités d'amélioration.

Votre performance ne répond pas aux attentes

Notez que bien que nous ayons discuté de ses performances lors des réunions hebdomadaires, cela ne s'améliore pas et il est temps de parler d'un plan d'action. Tous les employés doivent au minimum répondre aux attentes de leur travail.

Indiquez les domaines de performance critiques qui doivent être améliorés avant de pouvoir déterminer que sa performance répond aux attentes minimales de l'emploi.

Soulignez que l'employé ne répond pas aux attentes minimales de l'emploi dont vous avez discuté pour l'année. Vous pourriez ajouter : « Peut-être que je ne communique pas clairement ces informations afin que vous compreniez les implications de vos mauvaises performances continues. J'ai décidé que notre prochaine étape est une plan d'amélioration des performances dans lequel nous fixons des objectifs, concluons des accords, fixons des délais et des dates d'échéance et nous rencontrons fréquemment pour évaluer vos progrès.

Aider les employés à comprendre

Ne continuez pas à répéter les mêmes informations lorsqu'un employé ne semble pas comprendre ce que vous essayez de communiquer. Trouvez d'autres façons de dire la même chose et espérez que l'une d'elles communiquera vos préoccupations. (Gardez à l'esprit que parfois un manque de clarté signale un désaccord.)

Dites à l'employé que vous êtes ouvert à toute question qui pourrait aider à clarifier les points qu'il ne comprend pas. Enfin, demandez-lui de résumer sa compréhension de vos principaux domaines de préoccupation. (Vous pouvez alors déterminer ce qui n'est pas compris et à quelle distance vous êtes dans la communication.)

Lorsque l'employé n'est pas d'accord

Lorsque vous avez essayé de communiquer les problèmes, que vous notez la performance d'un employé et que l'employé n'est pas d'accord, le questionnement est une approche recommandée.

  • Pouvez-vous fournir des exemples qui me montreront ce qui ne va pas dans mon évaluation de votre performance ?
  • Selon vous, qu'est-ce que je comprends mal sur les performances que j'observe régulièrement ce trimestre ?

Les commentaires que j'ai reçus de vos collègues, membres de l'équipe et autres gestionnaires sont conformes à mes observations. Par conséquent, je sais que vous n'êtes pas d'accord avec mon évaluation, mais je n'ai rien entendu aujourd'hui qui me donne envie de la modifier. Pour l'instant, mon évaluation sera maintenue. Je serai heureux de discuter de votre performance plus en détail dans un mois lors de notre réunion hebdomadaire après avoir vu des preuves d'amélioration dans ces domaines.

Résumé de l'évaluation des performances

Dites à l'employé : 'John, pourriez-vous résumer notre discussion d'aujourd'hui afin que je sache que vous et moi sont sur la même page ?' Exprimez votre confiance dans la capacité de l'employé à apprendre, à évoluer, à changer ou à s'améliorer : ' Je suis convaincu que vous serez en mesure d'apporter les changements dont nous avons discuté aujourd'hui. Je crois que vous serez en mesure d'apporter ces améliorations parce que vous avez le talent et les compétences nécessaires pour des performances supérieures à la moyenne. Je suis disponible pour vous aider lorsque vous rencontrez des obstacles à votre réussite ou si vous pensez que vous manquerez une date d'échéance ou une échéance.Faites-moi simplement savoir quand cela se produit dès que vous en êtes conscient.

Créer un plan de suivi

Déclarez : « Élaborons ensemble un plan pour poursuivre ces améliorations. Je veux avoir des points de rétroaction assez fréquemment pour que nous sachions quand un problème survient. Prenez le temps d'ici jeudi pour élaborer un plan pour apporter ces changements. Jeudi, vous et moi pourrons nous mettre d'accord sur les objectifs et les délais du plan. Je vais y réfléchir aussi et venir préparé avec mes idées.

Parvenir à un accord sur un plan d'action

Demandez à l'employé : ' Êtes-vous d'accord qu'il s'agit d'un plan réalisable? Nous avons élaboré ce plan et je suis convaincu que vous serez en mesure d'apporter les améliorations nécessaires dans les délais que nous avons établis. Êtes-vous d'accord? Quelles préoccupations avez-vous dont nous pouvons parler aujourd'hui ? »

Annoncer une décision de rémunération impopulaire

Dites à l'employé : « Sur la base de votre performance cette année, j'ai déterminé que vous n'êtes pas éligible à une augmentation de salaire. Parce que vous n'avez pas atteint vos attentes professionnelles, vous ne recevrez pas d'augmentation dans ce cycle. Je serai heureux d'en discuter plus en détail dans 4 à 6 mois après avoir constaté une amélioration durable de vos performances.

Énoncez le montant de l'augmentation de salaire et le montant de salaire que l'augmentation apportera au salaire de l'employé avec une nouvelle augmentation de salaire. Les pourcentages ne sont pas toujours motivants. Bien que l'employé fasse probablement le calcul, votre objectif est de l'informer du changement de salaire. Exemple : 'Votre augmentation de salaire est de 500 $, ce qui porte votre salaire total à 55 000 $.

Lorsque vous communiquez clairement et évitez une réaction défensive, vous pouvez exprimer vos attentes d'une manière que l'employé entend. Parlez de manière à ce que l'employé écoute, comprenne et s'améliore. Après tout, n'est-ce pas le but ?