Gestion De Projet

Utilisation des jalons dans la gestion de projet

Une épingle à une date dans un calendrier

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Marco Marchi/Getty Images

L'une des caractéristiques déterminantes d'un projet est qu'il dure pendant une période de temps déterminée. Cela peut aller de quelques semaines à plusieurs années, et dans certains cas, pour des projets de construction ou de travaux publics à grande échelle, des décennies.

Pour suivre les progrès en cours de route et s'assurer que les principaux livrables sont atteints conformément au calendrier, les chefs de projet utilisent des jalons.

Un jalon de projet est une tâche d'une durée de zéro qui signifie la réalisation du projet. Ils sont utilisés comme un moyen de montrer le mouvement vers l'avant et les progrès et de montrer aux gens ce qui se passe, même s'ils n'ont pas une connaissance détaillée des tâches nécessaires pour y arriver. À cet égard, ils sont très utiles pour la communication avec les parties prenantes et la définition des attentes.

Quand utiliser les jalons du projet

Les jalons de la gestion de projet sont utilisés pour marquer :

  • Le début de phases importantes de travaux
  • La fin de phases importantes de travaux
  • Délais
  • Lorsqu'une décision importante est prise
  • Autres points fixes dans le temps qui doivent être spécifiquement signalés

À quelle fréquence mettre des jalons dans votre plan

Un cours de formation peut recommander de mettre des jalons dans votre plan environ une fois par mois. C'est bien et une bonne règle de base, mais vous devez utiliser votre jugement professionnel. Certains mois peuvent avoir beaucoup d'activité avec des réunions importantes marquées comme des jalons, des décisions prises et le fermeture d'une phase et début d'une autre .

Au cours des autres mois, vous pourriez vous concentrer sur l'exécution, avec très peu, voire rien, sur lequel vous pouvez accrocher un jalon.

À des fins de génération de rapports, il est utile de créer une raison pour avoir un jalon au moins une fois dans chaque cycle de génération de rapports.

Comment les jalons sont représentés sur votre diagramme de Gantt

Les jalons sont l'un des composants d'un diagramme de Gantt et sont représentés sur le graphique par un losange. Ils ne sont pas affichés comme une tâche normale car ils ont une durée de zéro : en d'autres termes, ils ne prennent pas de temps. Aux fins de la planification sur un diagramme de Gantt, elles se produisent simplement.

Si vous n'utilisez pas de diagrammes de Gantt, vous pouvez toujours utiliser des jalons. Voici 5 alternatives aux diagrammes de Gantt : vous pouvez toujours intégrer des jalons dans votre plan en les utilisant.

Si vous souhaitez rester personnellement organisé et que votre logiciel de gestion de projet n'est pas entièrement intégré à votre calendrier, vous pouvez copier et coller les dates clés dans votre agenda. Selon la façon dont vous aimez travailler, cela peut vous rappeler ce qui devrait arriver.

Comment nommer les jalons

Les jalons doivent avoir une description claire sur le calendrier de votre projet, mais pas une qui implique qu'ils sont une tâche. Ils ne devraient donc pas s'intituler « Obtenir l'accord pour passer à la phase 2 », mais « La phase 2 commence ». Si vous souhaitez refléter l'effort d'obtention d'un accord pour passer à la phase 2, ajoutez une tâche juste avant le jalon pour la couvrir.

Les jalons doivent décrire le moment qu'ils représentent comme ceci :

  • Phase de test terminée
  • PID approuvé
  • Contrat signé

De nombreux chefs de projet choisissent également de numéroter leurs jalons pour faciliter la référence. Si vous utilisez une structure de répartition du travail, vous pouvez utiliser la numérotation à partir de celle-ci. Sinon, vous pouvez utiliser M1, M2 et ainsi de suite pour indiquer clairement à quoi vous faites référence. Une structure de nommage claire devient plus importante à mesure que le nombre d'étapes augmente, alors réfléchissez à la façon dont vous allez procéder si votre projet s'étend sur plusieurs mois.

Comment faire signer les jalons

Les jalons font partie du calendrier de votre projet. Par conséquent, lorsque votre calendrier est établi, vous devez considérer vos jalons comme signés.

Si vous devez modifier les dates de vos jalons, vous devez utiliser votre standard modification de la procédure de contrôle pour faire des ajustements à votre plan. Cela peut être aussi simple que de discuter avec votre sponsor de projet et de lui faire savoir pourquoi les dates doivent changer, ou aussi formel que de mettre en place un nouveau calendrier recommandé et de le soumettre à un comité de planification pour qu'il le ratifie.

Il est préférable de déterminer quel sera votre processus d'approbation d'étape, le cas échéant, avant de devoir l'utiliser, afin de ne pas perdre de temps lorsque vous devez apporter une modification.

Utilisation des jalons pour la communication

Les jalons sont utiles pour la communication et la création de rapports, car ils représentent les points de contrôle minimaux dans le plan. En d'autres termes, si vous supprimiez toutes les autres tâches, vous pouviez toujours voir ce qui se passait et faire avancer le projet en utilisant uniquement les jalons.

Vous devriez pouvoir extraire les jalons et les mettre sur un tableau de bord ou un rapport de projet. Ils doivent raconter l'histoire du projet avec suffisamment de détails pour satisfaire les personnes dont vous dépendez, normalement votre sponsor de projet ou un autre groupe exécutif tel que le groupe de pilotage (ou comité de projet ). Chaque mois, ou selon la fréquence de rapport que vous utilisez, vous pouvez afficher les jalons qui ont été atteints.

La création de rapports par rapport aux jalons est assez simple et se fait souvent sous forme de tableau. Vous indiquez la description du jalon, la date à laquelle il était dû, puis la nouvelle date prévue. Lorsque le jalon est atteint et peut être marqué comme terminé, vous ajoutez également cette date. Espérons que ce sera la même que la date prévue, mais les projets ne fonctionnent pas toujours comme ça.

Un tableau comme celui-ci met en évidence ce qui a été achevé et ce qui reste à faire. Vous serez en mesure de planifier la réponse à la question, pourquoi n'avons-nous pas atteint ce jalon ? avant d'aller rencontrer votre parrain ou d'envoyer le rapport.

Lorsque votre plan de projet est très long et que vous avez de nombreux jalons, il vous sera plus facile de déposer les jalons terminés à chaque cycle de rapport. Ne signalez que les jalons à venir ou terminés ce mois-là : le mois prochain, retirez tout ce qui a été terminé le mois dernier, de sorte que vous n'ajoutez pas constamment à la longueur du rapport en informant les gens d'un travail dont ils savent déjà qu'il est terminé.

Les jalons sont un outil de gestion de projet très utile pour la planification, l'ordonnancement et la création de rapports et ils sont faciles à utiliser. Mettez-en quelques-uns dans votre prochain plan de projet, suivez-les et vous apprendrez quelle fréquence vous convient le mieux.

Comme pour tout ce qui concerne la gestion de projet, utilisez-les avec souplesse pour obtenir le résultat souhaité, en utilisant ces conseils et directives pour éclairer vos propres décisions.