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Qu'est-ce qu'un journal comptable ?

Définition et exemples d'un journal comptable

Femme utilisant un journal pour rendre compte des transactions commerciales

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Vladimir Vladimirov / Getty Images

Un journal comptable est tout document utilisé par un comptable pour suivre les transactions d'une entreprise. Un journal comptable comprend tous les débits et crédits que l'entreprise connaît ainsi que des détails sur l'entité de l'autre côté de ces transactions.

Apprenez à utiliser un journal comptable pour améliorer votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un journal comptable ?

Un journal comptable est exactement ce que cela ressemble - c'est un endroit pour enregistrer les détails de toutes les transactions financières de votre entreprise, y compris les parties à la transaction et les comptes que ces transactions affectent. Cet enregistrement peut être conservé sous la forme d'un livre, d'un tableur ou d'un logiciel de comptabilité. Il contient toutes les informations sur les transactions financières enregistrées concernant une entreprise.

  • Nom alternatif : Livre de première entrée

Un journal comptable est l'endroit où vous collectez toutes les informations importantes sur les ventes, les dettes, les dépenses et autres transactions de l'entreprise.

Comment fonctionne un journal comptable ?

Nouveaux propriétaires d'entreprise et aspirants entrepreneurs n'ira pas loin dans les affaires sans comprendre ce qu'est un journal comptable et pourquoi il est si fondamentalement important pour réussir. Vous aurez besoin d'un journal comptable pour les opérations quotidiennes, pour la budgétisation et, peut-être le plus important, à des fins fiscales.

Ce suivi doit commencer dès que vous ouvrez vos portes aux clients ou aux clients, sinon plus tôt. Sinon, vous risquez d'oublier de documenter des informations importantes.

La tenue d'un journal comptable peut empêcher votre entreprise de dépenser trop dans certains domaines ou de sous-dépenser dans d'autres. Cela peut également vous empêcher (ainsi que vos dirigeants) d'avoir des fonds à découvert, et cela peut vous aider à repérer toute irrégularité avant qu'elle ne devienne incontrôlable. En bref, même s'il ne s'agit que d'un simple livre ou d'un tableur enregistré sur votre ordinateur, un journal comptable peut empêcher la propagation d'une crise potentielle, et peut même aider à empêcher que ces crises ne se déclenchent en premier lieu.

Avant les ordinateurs, un journal comptable était un journal de bord physique avec plusieurs colonnes pour enregistrer les transactions financières d'une entreprise. Aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent un certain type de logiciel de comptabilité financière pour enregistrer et gérer leurs transactions commerciales.

Un journal comptable est créé en entrant des informations à partir des reçus, des tickets de vente, des bandes de caisse enregistreuse, des factures et d'autres sources de données qui montrent les transactions financières qui ont eu lieu. Ces transactions ne comprennent pas seulement les ventes et les achats de stocks, elles doivent également inclure les stocks retournés, endommagés ou volés. Les transactions commerciales doivent être présentées dans le journal par ordre chronologique.

Au fur et à mesure qu'elles sont enregistrées, les transactions sont affectées à une classe de grand livre spécifique à l'aide d'un numéro de «plan comptable». Cela facilite la recherche et la comptabilisation des informations nécessaires à la préparation des états des profits et pertes, des états financiers et d'autres rapports financiers importants. Certaines entreprises trouvent utile d'avoir plusieurs journaux. De cette façon, ils peuvent séparer ces transactions par leur classe de grand livre.

Cependant, si vous décidez de séparer les classes de grand livre par journaux, il est toujours judicieux d'avoir un journal centralisé qui suit au moins les données les plus élémentaires sur tous les types de transactions. Cela vous permet d'extraire des informations spécialisées du grand livre correspondant, tout en étant en mesure d'évaluer votre situation financière globale en un coup d'œil dans le grand livre général.

Entrée double ou entrée simple ?

Il est important d'établir dès le début le style d'entrée de votre entreprise. Les écritures peuvent être enregistrées en utilisant soit la méthode de comptabilité en partie double, soit la méthode de comptabilité en partie simple. Les différences sont assez explicites : la comptabilité en partie unique enregistre une seule écriture par transaction, tandis que la comptabilité en partie double enregistre chaque transaction deux fois, en notant à la fois le côté débit et le côté crédit de la transaction.

En fin de compte, il est moins important de choisir la méthode que de s'assurer que tous ceux qui enregistrent dans le journal adhèrent aux mêmes directives convenues pour éviter toute confusion. Chaque transaction répertoriée est appelée une écriture au journal. Les informations du journal sont ensuite enregistrées dans les grands livres de l'entreprise.

Qui a accès ?

Si vous n'avez pas encore créé votre entreprise, réfléchissez aux personnes de votre entreprise auxquelles vous souhaitez donner accès à votre journal comptable. Évidemment, cela ne devrait être que des personnes de confiance. Ces personnes doivent également avoir des rôles financiers ou de gestion désignés au sein de votre organisation. C'est définitivement une situation dans laquelle moins c'est plus. Cela peut signifier n'accorder l'accès qu'à votre directeur financier ou trésorier ou, dans une organisation plus simple, à votre comptable.

Bien que vous ne vouliez pas que trop de personnes aient accès à votre journal comptable, c'est aussi une mauvaise idée de ne laisser qu'une seule personne le surveiller. Au moins quelques personnes devraient connaître le contenu du journal pour éviter toute dépense inappropriée, déficit budgétaire ou autre oubli financier qui pourrait faire des ravages sur les finances de votre entreprise.

Points clés à retenir

  • Un journal comptable est un document, une feuille de calcul, un logiciel ou tout autre endroit où les transactions de votre entreprise sont enregistrées.
  • Les journaux comptables contribuent à garantir la transparence, la conformité fiscale exacte et une solide santé financière.
  • Il y a beaucoup de flexibilité dans la façon d'enregistrer les transactions dans les journaux comptables, et aucune stratégie n'est nécessairement meilleure qu'une autre, tant que tout le monde dans l'entreprise utilise le même système.