Avantages Sociaux

Qu'est-ce qu'un programme d'aide aux employés ?

Définition et exemples de programmes d'aide aux employés

Conseiller parlant avec deux personnes

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Rafal Rodzoch/Getty Images

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Un programme d'aide aux employés (PAE) aide les employés à surmonter les défis de la vie, les événements indésirables, le stress et d'autres problèmes qui peuvent affecter leur productivité au travail. Ces programmes sont généralement volontaires, gratuits et parrainés par l'employeur.

Apprenez-en davantage sur les programmes d'aide aux employés et sur la façon dont ils pourraient convenir à votre équipe.

Qu'est-ce qu'un programme d'aide aux employés ?

Dans un monde parfait, la vie personnelle des employés ne les affecterait jamais au travail. Mais la réalité est que de nombreux travailleurs passent du temps au travail à s'inquiéter de problèmes personnels qui peuvent réduire leur efficacité et freiner leur productivité. Cela a conduit au développement de programmes d'aide aux employés, qui offrent un soutien et des ressources aux employés en difficulté.

Un PAE est un avantages sociaux qui fonctionne comme un programme d'intervention. Il sert à identifier et à aider les employés à résoudre les problèmes auxquels ils peuvent être confrontés dans de nombreux domaines de la vie :

  • Professionnel
  • Financier
  • Légal
  • Émotif
  • Problèmes conjugaux ou familiaux
  • Problèmes de toxicomanie
  • Autres problèmes personnels

Ce sont des problèmes qui interfèrent avec la capacité des employés à effectuer leur travail selon les normes de l'entreprise. Dans certains cas, le problème est suffisamment grave pour mettre le employé et l'entreprise à risque. Les PAE peuvent aider les employés à résoudre ces problèmes grâce à des évaluations, des renvois à d'autres professionnels et des conseils. De cette façon, les employés peuvent se remettre sur la bonne voie, tant sur le plan personnel que professionnel.

Les PAE sont strictement volontaires, c'est-à-dire que l'employé sous la contrainte peut choisir de ne pas y participer. Cependant, s'ils choisissent de participer, l'ensemble du processus est traité de manière confidentielle. Cela permet aux employés d'obtenir l'aide nécessaire pour surmonter une situation problématique, mais aussi d'empêcher les tiers impliqués dans la situation de représailles contre eux ou contre d'autres employés de l'entreprise. En ce sens, le PAE protège à la fois les intérêts de l'employé et de l'entreprise.

Les PAE sont souvent des services tiers, par opposition aux services internes de l'entreprise où travaillent les employés. Ces programmes d'avantages sociaux uniques s'accompagnent d'une expertise et de ressources au-delà de ce qu'un employeur typique peut offrir, ce qui soulage l'employeur et réduit les risques personnels posés si un gestionnaire ou un collègue tentait de régler lui-même la situation.

Comment fonctionnent les programmes d'aide aux employés

Bien qu'aucun problème ne soit trop petit pour qu'un employé demande l'aide d'un PAE, ces programmes sont particulièrement utiles pour les employés qui subissent un stress émotionnel important en raison d'une discorde professionnelle, conjugale ou familiale. Ils peuvent être aux prises avec un grave problème de santé avec un parent, avoir un enfant incontrôlable à la maison, faire face à une dette d'études écrasante ou simplement avoir besoin de parler à un conseiller attentionné d'un problème personnel.

Par exemple, un employé peut être victime de violence domestique à la maison. Au bout d'un certain temps, ils peuvent arriver tard au travail et rester de longues heures, et être moins productifs et plus distraits. Une gestionnaire observateur dans une organisation disposant d'un PAE peut référer cet employé au service des ressources humaines pour recevoir des informations sur le PAE et demander conseil ou autre soutien. En raison de la nature confidentielle des PAE, l'employé peut obtenir l'aide nécessaire pour échapper à la situation, mais peut également empêcher le conjoint de se présenter sur le lieu de travail à l'improviste et de lui causer du tort ou à quelqu'un d'autre au travail.

Dans de nombreux cas, le conjoint ou le partenaire de l'employé peut également obtenir l'aide du PAE pour régler les choses afin que l'employé puisse vivre une vie professionnelle et personnelle plus positive. Certains PAE incluent également l'accès à une aide juridique gratuite et à faible coût et des références à des avocats qui travaillent avec des personnes de la communauté.

Il est important de noter que les PAE ne sont pas de véritables régimes d'assurance maladie et qu'ils ne fournissent pas non plus de soutien financier aux employés. Ils ne peuvent généralement pas diagnostiquer un problème de santé ni remplacer l'évaluation et le traitement médicaux ou psychologiques traditionnels.

Un programme d'aide aux employés devrait être utilisé pour compléter, et non remplacer, un régime complet d'assurance maladie parrainé par l'employeur.

Administration du PAE

Les PAE sont généralement payés en totalité par les employeurs et sont le plus souvent gérés dans le cadre d'une entente avec un administrateur tiers. Ceci est essentiel car les employés doivent se sentir à l'aise de parler en toute confiance avec un professionnel de leurs problèmes personnels sans craindre de perdre leur emploi ou leur statut au travail. Cependant, les PAE ne sont pas des avantages transférables - ils expirent à la fin du programme d'avantages sociaux de l'entreprise.

Les prestations fournies par les PAE sont généralement traitées comme prestations exceptées pas soumis à COBRA et les lignes directrices de l'Affordable Care Act (ACA) s'ils fournissent des références plutôt qu'un soutien médical direct.

Cependant, si l'EAP offre un soutien médical direct, tel que des conseils en santé mentale ou un traitement pour l'alcoolisme ou la toxicomanie, il est soumis aux directives de la COBRA et de l'ACA. Selon le Département américain du travail et les lignes directrices de l'ACA, les avantages du PAE ne sont considérés comme des avantages exceptés que s'ils le font ne pas offrent « des avantages significatifs sous la forme de soins ou de traitements médicaux ».

Votre entreprise pourrait être assujettie à des pénalités d'employeur ACA pour ne pas avoir fourni des soins adéquats si le PAE offre un soutien médical direct par opposition aux références à d'autres professionnels.

Les administrateurs de plans de PAE d'une entreprise devraient encourager les employés à profiter de l'avantage sans frais, qui est généralement disponible à tout moment de l'année. Tous les employés doivent être informés du PAE et recevoir des instructions sur la façon d'accéder à ces avantages sans frais pour eux lorsqu'ils ont besoin d'aide.

Gestionnaires peuvent et doivent orienter les employés vers le PAE s'ils ne sont pas en mesure de résoudre un problème par le biais d'un encadrement en cours d'emploi et d'un soutien des RH. Bien que l'entreprise puisse savoir qu'un employé a participé au PAE, la situation particulière de l'employé est gardée secrète et n'est jamais divulguée à l'employeur.​

Combien coûtent les programmes d'aide aux employés ?

Un PAE est généralement offert sans frais aux employés jusqu'à certaines limites du régime, ce qui en fait une victoire pour vos travailleurs. Et bien que ces programmes ne soient pas gratuits pour les employeurs, le retour sur investissement des PAE est généralement de 3 $ pour chaque 1 $ dépensé.

Les coûts des PAE sont demeurés stables par rapport aux coûts des autres secteurs de dépenses des employeurs en soins de santé. De plus, les coûts pour l'employeur peuvent être partiellement compensés par des gains de productivité et les économies potentielles de soins de santé de l'employeur pour des traitements médicaux plus graves qui pourraient être nécessaires si des problèmes persistants ou des comportements négatifs ne sont pas détectés tôt.

Comment obtenir un programme d'aide aux employés

L'objectif global de tout programme d'aide aux employés est de s'assurer que les employés sont capables de gérer leur vie quotidienne et de rester productifs au travail, même lorsqu'ils sont confrontés à des expériences de vie difficiles. Pour soutenir cet objectif, il est important d'évaluer les avantages, les coûts et les avis en ligne ou les commentaires de bouche à oreille pour tout PAE avant d'en choisir un.

Lorsque vous réduisez vos options, gardez à l'esprit que les PAE ne sont qu'un élément d'un ensemble d'avantages concurrentiels . Cependant, ils peuvent être très bénéfiques sur le lieu de travail car ils favorisent les soins autogérés des employés, ce qui peut réduire le stress des employés et augmenter la productivité de l'entreprise.

Points clés à retenir

  • Les programmes d'aide aux employés (PAE) sont des programmes volontaires parrainés par l'employeur qui aident les employés à faire face à des situations de vie stressantes.
  • Les PAE sont généralement gratuits pour l'employé participant.
  • Les PAE ne sont pas gratuits pour l'employeur, mais il est démontré qu'ils offrent un retour sur investissement de 300 %.

Sources des articles

  1. Bureau américain de la gestion du personnel. ' La vie de travail .' Consulté le 2 septembre 2020.

  2. Département américain du travail. ' Modifications aux avantages exclus ,' Page 59133. Consulté le 2 septembre 2020.

  3. EASNA. ' Choisir les fournisseurs de PAE .' Consulté le 2 septembre 2020.