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Quel est le problème avec un bureau en désordre ?

Bureau en désordre

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Chaque jour, de plus en plus d'informations vous sont transmises. De nouveaux courriers, des rapports de divers comités, des factures, des propositions et bien plus encore arrivent sur votre bureau plusieurs fois par jour. Vous êtes trop occupé pour vous en occuper tout de suite, alors cela commence à s'accumuler. Votre bureau commence à ressembler à une zone de guerre.

Le problème ici n'est pas que votre bureau est en désordre ; le problème est que des choses importantes se perdent. Soit il est enterré par de nouveaux matériaux entrants, soit il se trouve dans le nouveau matériau mais n'est pas remarqué. En conséquence, vous passez trop de temps sur des choses qui sont simplement urgentes plutôt que sur celles qui sont importantes.

Lorsque votre patron veut savoir dans combien de temps il pourra obtenir ce rapport pour le Vice président , vous ne voulez pas lui dire que vous n'avez pas remarqué le mémo qu'elle vous a envoyé pour demander le rapport. Votre patron ne sera pas non plus ravi d'apprendre que la mise en page de la nouvelle gamme de produits est en retard parce que vous l'avez mise de côté et qu'elle a été recouverte et que vous l'avez oubliée.

Certaines personnes vous diront que la meilleure façon de résoudre ce problème est un bureau propre. D'autres disent qu'un gâchis est acceptable. Qui a raison ?

Bureau encombré, esprit encombré

Il n'y a pas si longtemps, il y avait une expression populaire 'un bureau encombré est le signe d'un esprit encombré'. Cette expression a donné naissance à toute une industrie destinée à aider les dirigeants d'entreprise à nettoyer leurs postes de travail signe de leur acuité mentale.

Vous avez sans doute vu des films où le patron est assis dans son bureau au sommet d'un gratte-ciel du centre-ville. Il est assis derrière un bureau en verre sans tiroirs. Les seuls ornements sont l'impressionnant ensemble de stylos pour signer des documents importants et un téléphone ou un interphone pour qu'il puisse donner des ordres.

D'autre part...

Beaucoup de gens ne voient rien de mal à ce que des piles de papier recouvrent le bureau, voire se répandent sur les sièges des chaises et le sol du bureau. Ils citent des adages comme 'un bureau encombré est un signe de génie' et 'un bureau en désordre n'est que le signe d'un bureau en désordre'.

Nous connaissons tous quelqu'un dont le bureau est de cette façon. Vous ne voyez pas comment ils peuvent même dire si le bureau est en métal ou en bois. Pourtant, quand vous leur demandez quelque chose, ils vont droit sur une pile, feuilletent 2 ou 3 feuilles et sortent ce que vous avez demandé.

Ce qui fonctionne pour vous

Les deux côtés ont raison. Le problème n'est pas de savoir lequel est correct. La question est de savoir qui vous rendra plus efficace. Il existe quelques directives fondamentales qui s'appliquent aux deux approches, mais la clé est de travailler d'une manière qui vous permet d'être le plus efficace. Presque tout le monde a besoin de se débarrasser d'une partie de l'encombrement sur son bureau, mais ne pas avoir plus d'un seul article sur votre bureau à la fois ne fonctionnera pas pour beaucoup d'entre nous.

De nombreuses personnes travaillent sur plusieurs projets en même temps (ou presque en même temps). Les types créatifs ressentent le besoin d'avoir inspiration les entourant. Les personnes soucieuses du détail ont besoin de volumes de documents de référence à portée de main. Certaines personnes ont l'impression que les piles de travail les font paraître occupées et, par conséquent, les gardent plus en sécurité en période de licenciements . D'autres pensent qu'un bureau propre montre à quel point ils sont efficaces pour faire le travail. Ce qui est important, c'est de faire ce qui fonctionne pour vous.

Comment apprivoiser le monstre

Que vous optiez pour le bureau en verre stérile ou que vous souhaitiez simplement mettre un peu plus d'ordre dans le chaos de votre bureau, il existe quelques directives fondamentales :

  • Vous voulez vraiment vous améliorer : Nous ne recommandons pas l'approche sévère que certains font. Malheureusement, cela laisse des excuses pour être trop indulgent avec soi-même. Cette tentative de rendre votre bureau moins encombré et plus efficace dépend de votre effort sérieux.
  • Garder, lancer ou déplacer : Trouvez trois conteneurs. Étiquetez le plus petit 'conserver'. Étiquetez le plus grand 'lancer'. Ayez un autre conteneur étiqueté 'déplacer'. Les choses vraiment vitales iront dans votre conteneur de stockage pour être triées plus tard. Tout ce que vous voulez ramener à la maison ou donner est placé dans le conteneur 'déplacer'. Tout le reste va dans le conteneur à lancer.
  • Commencez par le plus ancien : Vous pouvez dire en les regardant quelle pile est la plus ancienne. Habituellement, il est le plus éloigné de votre chaise. Il sera plus facile de jeter les objets de cette pile.
  • Évaluez chaque pièce une seule fois : Regardez chaque élément de la pile. Décidez dans quel conteneur il ira. Vous ne pouvez pas le remettre sur votre bureau pour plus tard, vous devez décider maintenant. Mettez le tout dans l'un des trois récipients. Il n'y a pas d'autre option.
  • Demandez-vous ceci : La première question est 'est-ce que j'ai ça ailleurs, ou puis-je l'obtenir de quelqu'un?' Si vous en avez une copie dans votre courrier électronique, ou dans un rapport, ou sur le bureau de la personne qui a préparé l'analyse de marché, etc., vous n'avez pas besoin d'en conserver une autre copie. Jetez-le. Demandez ensuite 'pourquoi ai-je besoin de cela ?' Si la réponse est a) pour agir dessus, b) pour en faire quelque chose quand j'obtiens plus d'informations de quelqu'un, ou c) pour m'y référer pendant que je fais d'autres travaux, mettez-le dans la pile de conservation. (Après vous être débarrassé de l'encombrement, vous trierez à nouveau votre pile de donjons selon ces trois catégories, alors n'hésitez pas à les séparer maintenant. Cela vous fera gagner du temps plus tard.) Si votre réponse était autre chose, jetez cet article.
  • Soyez impitoyable et courageux : Au fur et à mesure que vous progressez dans chaque pile, en vous rapprochant de plus en plus des choses qui viennent d'arriver, soyez impitoyable dans vos décisions. Ne faites pas de prisonniers. Si vous n'en avez vraiment pas besoin, jetez-le. Et soyez courageux. Ne vous accrochez pas à quelque chose juste parce que quelqu'un pourrait vous demander quelque chose à ce sujet un jour. Ne construisez pas une forteresse de papier pour vous protéger.

Gérer le problème

Votre bureau n'a pas besoin d'être stérile et complètement dépourvu de papier, bien que cela puisse l'être si cela aide. Votre objectif est d'organiser votre bureau de manière à maximiser votre efficacité. Si cela signifie quelques piles de plus sur votre bureau que la personne d'à côté, ce n'est pas grave - à condition que tout ce que vous gardiez vous aide à vous rencontrer votre objectif d'efficacité accrue .