Ressources Humaines

Qui devrait examiner et signer une lettre d'offre à un candidat à un emploi ?

Le directeur des ressources humaines n'est peut-être pas votre meilleur choix

Responsable des ressources humaines examinant et faisant une offre d

••• Lane Oatey / Blue Jean Images / Getty Images



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Quel niveau d'employé ou de responsable des ressources humaines est censé examiner et signer une lettre d'offre préparée par un assistant RH ? Pendant combien de mois ce processus d'examen doit-il se poursuivre si l'assistant RH est un nouvel employé, a demandé un lecteur ? Qu'en est-il si l'assistant RH est un employé expérimenté ?

Lors de la signature, devrait-ce être l'assistant RH qui prépare la lettre d'offre ou l'employé ou le responsable de niveau supérieur qui examine la lettre d'offre (si une révision est prévue ?)

Réponse des RH à qui devrait examiner et signer une lettre d'offre à un candidat à un emploi

Les réponses à ces deux questions sont strictement des opinions, car aucune question juridique n'est impliquée dans les réponses. Une fois, alors qu'il travaillait comme directeur des ressources humaines par intérim pour une petite entreprise manufacturière, entre le départ de l'ancien responsable des ressources humaines et la prise de fonction d'un nouveau directeur, l'assistante des ressources humaines a envoyé une lettre d'offre avec le mauvais offre de salaire .

Cette erreur était immédiatement reconnaissable lorsque la lettre a été retirée de la pile de documents en attente d'examen final. Le salaire offert au candidat était bien trop bas pour le poste.

Parlez d'un point d'apprentissage instantané.

Dans certaines organisations, le responsable RH, le directeur ou le vice-président (jamais un assistant RH) signe le offre d'emploi lettres qui vont aux candidats, c'est une mauvaise pratique dans le secteur privé. Ce n'est pas la personne RH qui fait l'offre. La personne des RH consulte le gestionnaire d'embauche qui doit prendre la décision finale concernant un candidat et signer la lettre d'offre d'emploi.

La lettre d'offre est l'engagement du manager envers le nouvel employé. En faisant cette offre, il confirme son engagement envers la réussite du nouvel employé. Accueillir un nouvel employé fait partie de l'ensemble du processus de recrutement, de sélection et d'embauche. Ils sont tous des composants de la Processus d'ambarquement .

L'offre d'emploi est une autre partie de l'accueil du nouvel employé dans votre organisation et du fait que le nouvel employé se sente désiré. Il envoie un message plus puissant lorsqu'il vient du nouveau patron de l'employé potentiel. Elle a plus de poids et est plus valorisée lorsque la lettre d'offre d'emploi provient du manager de la nouvelle personne. C'est le début d'une relation à long terme.

Exceptions aux pratiques recommandées pour l'examen et la signature d'une offre d'emploi

Dans le secteur public, dans les entreprises du Fortune 500 et dans les lieux de travail représentés par les syndicats, cette pratique peut différer. Lorsqu'une organisation est grande et que les employés sont dispersés sur de nombreux sites, d'un point de vue logistique, cela ajoute du temps et de la confusion à le processus de création d'offres d'emploi .

Les grandes organisations ont le défi supplémentaire de la cohérence entre plusieurs sites, de sorte qu'une grande partie de la systématisation des pratiques d'emploi repose sur les RH. Pour rendre la sélection des candidats juridiquement défendable, les pratiques de recrutement et d'embauche doivent être cohérentes sur tous les sites.

Dans un lieu de travail représenté par un syndicat, en particulier dans le secteur public, le gestionnaire peut ne pas avoir le dernier mot sur qui obtient le poste. Il peut être contractuel déterminé par des facteurs tels que l'ancienneté et l'éducation. Dans ces cas, il est également logique que la paperasse provienne du personnel des RH. Il leur incombe de s'assurer que les conditions et les pratiques de travail respectent le contrat.

Dans tous ces cas, les RH doivent demander à leur avocat de revoir le format et le processus de la lettre d'offre pour s'assurer qu'ils sont appropriés, légaux et protègent l'employeur. À moins que la lettre d'offre ne diffère du format standard, il n'est généralement pas nécessaire de demander à un avocat d'examiner chaque lettre individuelle.

Un responsable des ressources humaines ou un directeur doit-il examiner toutes les lettres d'offre d'emploi ?

Quelconque document d'un manager ou d'un responsable RH qui engage l'entreprise juridiquement ou financièrement doit être examinée par un responsable RH ou un directeur ou supérieur. Voici pourquoi.

  • Une lettre d'offre et de nombreux autres documents envoyés par le personnel des RH obligent légalement l'entreprise. Bien sûr, lorsqu'une erreur de 10 000 $ est trouvée, vous pouvez retirer l'offre et expliquer qu'il s'agit d'une faute de frappe commise par un employé inexpérimenté. Mais pourquoi ouvrir l'entreprise à une situation dans laquelle une offre salariale modifiée doit être prolongée ? Une un nouvel employé malheureux pourrait encore prendre le travail , ou vous pourriez perdre un candidat parfaitement adapté qui est dégonflé et blessé, à cause d'une erreur. De plus, cela pourrait ouvrir votre entreprise à d'éventuelles poursuites judiciaires.
  • Honorer l'offre d'emploi incorrecte, en utilisant le même exemple, est tout aussi peu attrayant. Avant que l'entreprise ne propose l'offre, quelqu'un des RH a fait des recherches sur le marché, examiné ce que font d'autres employés occupant des postes similaires et conclu par une offre d'emploi appropriée . Ainsi, les ramifications vont encore plus loin si d'autres employés apprennent l'écart de salaire.
  • Peu importe le niveau d'expérience d'un assistant RH qui devrait, dans un bureau RH, préparer l'offre à envoyer, un deuxième œil examinant tout ce qui pourrait potentiellement obliger financièrement l'entreprise ou ouvrir la porte à une action en justice, c'est malin. Les organisations s'attendent à plus de vigilance et de contrôle de la part des les employés qui ont le titre de gérant ou d'administrateur .
  • À défaut de communication pourrait entraîner des conditions d'emploi incorrectes qui n'ont pas été négociées ou qui ont été promises à un candidat. Par exemple, l'assistant RH peut savoir que le travail rapporterait 40 000 $ mais en train de négocier , le candidat s'est vu offrir plus plus une prime à la signature et, dans le quotidien chargé, le manager a omis de le dire à l'assistante RH. Lorsqu'un candidat reçoit une offre erronée, il est réévaluer l'intégrité de votre entreprise . Vous créez un obstacle à l'acceptation qui n'était pas nécessaire car le candidat s'inquiète de la façon de gérer la situation.
  • Les documents destinés aux personnes que vous essayez de recruter dans votre entreprise doivent être sans défaut. Ils signalent un message à l'employé potentiel sur le culture de votre entreprise . Même une faute de frappe peut donner une pause à un candidat. Une copie du document sera également vivre dans les fichiers de votre entreprise pendant des années . Ainsi, dans la plupart des cas, la deuxième paire d'yeux examinant le document est une pratique intelligente.

L'examen et la surveillance des documents qui engagent l'entreprise financièrement ou potentiellement, légalement, ne constituent pas une critique des connaissances, de l'expérience ou de la diligence d'un assistant RH. C'est une pratique commerciale intelligente pour toutes ces raisons.

Remarque concernant les offres d'emploi : les RH doivent demander à leur avocat de revoir le format et le processus de la lettre d'offre pour s'assurer qu'elles sont appropriées, légales et offrent une protection juridique à l'employeur. À moins que la lettre d'offre ne diffère du format standard, il n'est généralement pas nécessaire de demander à un avocat d'examiner chaque lettre d'offre individuelle.

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