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Écrire pour les affaires

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Sam Edwards/Getty Images

Le but de la rédaction commerciale est de transmettre des informations à quelqu'un d'autre ou de lui demander des informations. Pour écrire efficacement pour les entreprises, vous devez être complet, concis et précis. Votre texte doit être rédigé de manière à ce que le lecteur puisse facilement comprendre ce que vous lui dites ou lui demandez.

Beaucoup de l'écriture car les affaires sont bâclées, mal écrites, désorganisées, jonchées de jargon et incomplètes. Il est souvent trop long ou trop court. Tous ces attributs contribuent à une rédaction commerciale inefficace.

Que vous soyez rédiger une proposition de vente, un e-mail à votre patron ou un manuel d'instructions pour un progiciel, il y a certaines étapes que vous devez suivre pour être efficace. Suivez ces cinq étapes :

  1. Organisez votre matériel
  2. Tenez compte de votre public
  3. Écrivez vos pensées
  4. Relisez votre matériel
  5. Modifiez votre matériel

L'organisation est la clé

Si vous n'organisez pas votre matériel, il ne coulera pas bien et n'aura aucun sens. L'écriture peut être simple ou compliquée. Lorsque vous écrivez un e-mail annonçant une réunion du personnel, c'est aussi simple que de recueillir vos pensées. D'autre part, vous devrez probablement développer un plan complexe avant le matériel fini si vous rédigez les résultats d'un essai pharmaceutique révolutionnaire. Quelle que soit la tâche, sans un niveau d'organisation approprié (même en organisant vos pensées), vous risquez de ne pas inclure tout ce dont vous avez besoin ou de ne pas mettre en évidence les sujets les plus importants.Des omissions ou une mise au point incorrecte rendront la rédaction de votre entreprise moins claire.

Connaissez votre public

Avant de commencer à écrire, pensez à votre public cible. Par exemple, une présentation sur le nouveau programme 401(k) de votre entreprise peut avoir le même plan lorsqu'elle est donnée à votre directeur financier ainsi qu'aux employés, mais le niveau de détails que vous incluez variera. Vous devez également tenir compte du ton. Un e-mail rapide à votre équipe, leur rappelant le pique-nique annuel de l'entreprise, n'aura pas le même ton que votre missive concernant le rapport annuel de votre entreprise.

Aussi, rappelez-vous que vous allez communiquer plus efficacement à votre auditoire si vous vous concentrez sur ce que vous voulez qu'il entende plutôt que sur ce que vous allez dire.

Un mot sur la bonne écriture

Les bons écrivains ont des styles d'écriture différents. Certains préfèrent tout écrire, puis revenir en arrière et éditer. D'autres préfèrent modifier au fur et à mesure. Parfois, leur style préféré varie en fonction de ce qu'ils écrivent.

Lorsque vous écrivez (ou lorsque vous modifiez), faites attention à la longueur. Vous devez utiliser suffisamment de mots pour rendre votre message clair, mais n'utilisez pas de mots inutiles juste pour le rendre fleuri. La rédaction commerciale doit être claire et concise, et non verbeuse et fleurie. N'oubliez pas que personne dans les affaires n'a le temps de lire plus que nécessaire.

En revanche, ne faites pas votre pièce trop courte. Vous devez écrire suffisamment pour que votre message soit clair et ne soit pas mal compris. Imaginez si une pièce d'équipement dans un entrepôt était étiquetée « utilisée, mais en bon état ». Il ne serait pas clair si cela signifiait que la pièce d'équipement avait été beaucoup utilisée, ou que la pièce d'équipement n'était plus nouvelle mais toujours fonctionnelle. Quelques mots supplémentaires auraient rendu le sens plus clair. Évitez également d'utiliser du jargon ou des abréviations, car ils peuvent signifier différentes choses pour différents lecteurs.

Relisez et corrigez

Quel que soit votre style d'écriture, tous les rédacteurs doivent relire et modifier tous les documents écrits, même les e-mails. Une fois que vous avez fini d'écrire, relisez votre travail. Vous devrez peut-être alors le modifier. La relecture consiste à relire ce que vous avez écrit pour vous assurer que tous les mots dans votre tête sont correctement inscrits sur le papier. Parce que notre cerveau fonctionne plus vite que nos doigts, vous pouvez omettre des mots, laisser une fin ou utiliser le mauvais homonyme (par exemple, 'là' au lieu de 'leur'). La relecture détecte ces erreurs. De toute évidence, la relecture d'un e-mail d'une ligne est facile et il suffit de le parcourir pendant que vous tapez.Cependant, si vous écrivez un manuel d'instructions, votre relecture sera plus compliquée et prendra plus de temps.

Après avoir relu votre matériel, il est temps de le modifier. Parfois, la relecture et l'édition peuvent être effectuées simultanément, mais elles sont plus efficaces lorsqu'elles sont effectuées de manière séquentielle.

La raison pour laquelle vous éditez est de corriger ou de modifier ce que vous avez écrit afin d'améliorer le son (et la lecture) du matériel. Lorsque vous écrivez pour les entreprises, cela signifie corriger les erreurs et rendre le texte aussi clair et concis que possible.

Vous n'écrivez pas de roman

Lorsque vous écrivez pour les affaires, vous n'écrivez pas le prochain « grand roman américain ». Votre écriture doit être aussi descriptive que nécessaire, mais vous n'avez pas besoin de peindre des images de mots vives en utilisant beaucoup de gros mots et de figures de style. Si vous voulez dire « maisons de verre », n'écrivez pas « domiciles vitrés », écrivez « maisons de verre ».