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Comment rédiger et envoyer des e-mails professionnels

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Que vous soyez à la recherche d'un emploi, que vous établissiez de nouvelles connexions réseau ou que vous essayiez simplement d'exceller dans votre travail actuel, il est essentiel de savoir comment rédiger et envoyer des messages électroniques professionnels.

Cela peut être plus difficile qu'il n'y paraît. De nombreux professionnels se sont habitués à une approche très décontractée du courrier électronique dans leur vie personnelle. Bien que l'argot, les émoticônes et le langage textuel soient généralement acceptables lorsque vous envoyez des e-mails à des amis proches, ils ne voleront pas dans la correspondance professionnelle. Il est important de savoir comment nettoyer vos communications lorsque vous en avez besoin.

Quand pourriez-vous avoir besoin d'envoyer un e-mail professionnel ? Il existe un certain nombre de possibilités. Vous devrez peut-être envoyer votre lettre de motivation à un employeur potentiel, un lettre de remerciement à un collègue qui a accepté d'être référence , une lettre de démission à votre patron actuel ou une demande de lettre de recommandation .

Vous pouvez avoir d'autres raisons d'envoyer des e-mails non personnels, et en fait, c'est une bonne idée de vous assurer que tous vos e-mails sont organisés et professionnels.

Chaque fois que vous envoyez des e-mails professionnels, il est très important de vous assurer que le message est parfait. Vous ne voulez pas gâcher une opportunité en faisant des erreurs, que ce soit dans la façon dont vous envoyez des e-mails ou dans la façon dont vous en gardez une trace.

Découvrez ce qu'il faut inclure dans vos messages, ce qu'il ne faut pas inclure et comment fermer, signer et envoyer vos e-mails.

Directives relatives aux messages électroniques professionnels

Passez en revue ces étapes pour rédiger un e-mail professionnel de haute qualité, et vous ferez toujours une bonne impression sur le destinataire.

Consignes de messagerie professionnelles

Illustration par Mélissa Ling. L'équilibre

Ce qu'il faut inclure dans votre message électronique

  • Ligne d'objet : La ligne d'objet doit exprimer de manière concise votre objectif d'écriture. Votre ligne d'objet peut être aussi simple que 'Merci' ou 'Demande de recommandation'.
  • Salutation: Même si vous écrivez un e-mail très court, inclure une salutation . Si vous connaissez le nom de la personne, incluez-le. Sauf si vous êtes sur la base du prénom avec la personne, appelez-la par son titre.
  • Longueur: Gardez votre e-mail aussi concis que possible. Les gens ont tendance à survoler les longs e-mails, donc n'incluez que les informations essentielles.
  • Fermeture: Approuver avec un bref 'Merci', 'Meilleur' ou un autre simple envoi, suivi de votre nom. La plupart des comptes de messagerie vous permettent d'intégrer une signature avec votre nom, votre titre et vos coordonnées dans chaque e-mail. C'est un excellent moyen de rendre chaque correspondance plus professionnelle.

Ce qu'il ne faut pas inclure dans votre message électronique

  • Font Style: Évitez les polices ornées, ludiques ou colorées ; ceux-ci détournent simplement le destinataire de votre message réel. Évitez également d'utiliser trop de gras et d'italiques, qui donnent l'impression qu'un e-mail est encombré. N'écrivez pas non plus en majuscules; cela apparaît comme en colère ou surexcité dans un e-mail.
  • Émoticônes : N'incluez pas d'émoticônes dans un e-mail professionnel ; conservez-les pour la correspondance personnelle.

Conseils pour assurer des messages électroniques professionnels parfaits

Une fois que vous avez rédigé votre e-mail, suivez toutes ces étapes avant de cliquer sur le bouton d'envoi :

  • Assurez-vous que votre message est complet : Revérifiez pour vous assurer que le ligne d'objet de votre email est renseigné, vous avez inclus une signature , vous envoyez le message au bon interlocuteur et vous avez rempli le Cci pour vous envoyer une copie afin d'avoir un enregistrement du message électronique.
  • Prouvez votre message électronique : Avant de cliquer sur envoyer, assurez-vous également de vérifier l'orthographe et de vérifier votre grammaire et votre capitalisation. Ils sont tout aussi importants dans la correspondance par e-mail que dans une lettre papier.
  • Envoyer un e-mail de test : Avant d'envoyer votre e-mail, envoyez-vous d'abord le message pour vérifier que le formatage fonctionne et que rien ne semble déplacé. Si tout semble bon, allez-y et envoyez l'e-mail à l'entreprise ou à la personne que vous contactez.
  • Envoyez-vous une copie du message électronique : Utilisez le Cci champ pour vous envoyer une copie du message électronique, afin que vous ayez un enregistrement du moment où vous avez envoyé le message et à qui vous l'avez envoyé. Vous pouvez également trouver ces informations dans votre dossier d'envoi.
  • Classez vos copies : Avec de nombreux programmes de messagerie, vous pouvez configurer des dossiers pour faciliter la recherche des anciens e-mails importants. Configurez des dossiers pour tous vos e-mails de recherche d'emploi et autres e-mails professionnels et classez vos copies après avoir envoyé vos messages.

Examiner des exemples de messages électroniques professionnels

Exemple de message électronique n ° 1 : lettre de démission

Ligne d'objet : Démission – Bob Smith

Chère Mme Jones,

Je vous écris pour présenter ma démission pour mon poste de coordinateur d'unité à l'hôpital de la ville, à compter du 10 juin.

Je suis plus reconnaissant que je ne peux le dire pour tout votre soutien et votre aide au cours des cinq dernières années. Travailler ici a été une formation de premier ordre dans le travail d'équipe, l'administration des soins de santé et l'exécution du travail. Travailler avec vous tous me manquera et j'espère que vous resterez en contact.

Veuillez me faire savoir si je peux vous aider pendant la transition.

Sincèrement,

Bob Smith
B.Smith@email.com
555-123-4567

Étendre

Exemple de message électronique n° 2 : demande de recommandation

Sujet: Cynthia Dailey—Demande de recommandation

Chère Barbara Cho,

Récemment sur LinkedIn, j'ai repéré une offre d'emploi pour le poste d'assistant marketing chez XYZ Corp. Comme je sais que vous êtes là depuis plusieurs années maintenant, je me demandais si vous seriez prêt à me donner une référence pour le poste.

J'étais particulièrement ravi de voir que le travail implique de travailler étroitement avec votre équipe sur le marketing par e-mail et les campagnes sur les réseaux sociaux. Depuis notre dernière collaboration chez ABC LLC, j'ai acquis une vaste expérience avec HubSpot, Google Analytics et SurveyMonkey. J'aimerais mettre ces compétences au service de XYZ.

J'ai joint une copie de mon CV et un lien vers mon portfolio, afin que vous puissiez voir mon expérience récente. N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez des questions ou si vous souhaitez voir d'autres exemples de mon travail.

Meilleur,

Cynthia Dailey

cynthia@email.com
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

Étendre
  • Épellation et grammaire: Ce n'est pas parce que vous écrivez un e-mail que vous devez négliger l'orthographe et la grammaire. Modifiez soigneusement votre e-mail avant de l'envoyer. Un message sans erreur indique au destinataire que votre e-mail doit être pris au sérieux.

Points clés à retenir

Restez professionnel : La correspondance commerciale doit être soignée, même lorsque vous l'envoyez par e-mail.

Soyez concis : Arrivez à votre point de vue et soyez aussi clair que possible sur ce dont vous avez besoin ou ce que vous avez à offrir.

Modifier, relire, tester : Assurez-vous que votre message est exempt d'erreurs et de fautes de frappe. Envoyez-vous un message de test avant de cliquer sur envoyer.

Tenir un registre: Cci vous-même sur la correspondance importante et classez chaque message dans le dossier de messagerie approprié pour référence future.

Points clés à retenir

Restez professionnel : La correspondance commerciale doit être soignée, même lorsque vous l'envoyez par e-mail.

Soyez concis : Arrivez à votre point de vue et soyez aussi clair que possible sur ce dont vous avez besoin ou ce que vous avez à offrir.

Modifier, relire, tester : Assurez-vous que votre message est exempt d'erreurs et de fautes de frappe. Envoyez-vous un message de test avant de cliquer sur envoyer.

Tenir un registre: Cci vous-même sur la correspondance importante et classez chaque message dans le dossier de messagerie approprié pour référence future.

Sources des articles

  1. Journaux sages. ' Le côté obscur d'un smiley : effets des émoticônes souriantes sur les premières impressions virtuelles ,' Consulté le 19 novembre 2019

  2. Bureau de l'accessibilité à Internet. ' Meilleures polices à utiliser pour l'accessibilité à Internet ,' Consulté le 19 novembre 2019.

  3. Université de Pittsburgh. ' Utilisation de la fonctionnalité de copie carbone invisible (Cci) dans les e-mails ,' Consulté le 19 novembre 2019.